Dokumentationen är en central del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), vilket är ett lagkrav för alla som har minst en anställd. Här är vad som gäller:
Dokumentationskrav baserat på antal anställda
- 10 eller fler anställda: Arbetsgivaren måste dokumentera hela det systematiska arbetsmiljöarbetet skriftligen. Detta inkluderar rutiner, riskbedömningar, handlingsplaner och årliga uppföljningar.
- Färre än 10 anställda: Även små företag måste bedriva SAM, men om företaget har färre än 10 anställda (utan att ha ett skyddsombud utsett) krävs inte skriftlig dokumentation för alla delar, men skriftlig riskbedömning är ofta nödvändig vid olyckor eller större förändringar.
Vad ska dokumenteras?
- Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:1) ska följande dokumenteras skriftligen:
- Rutiner: Hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas.
- Riskbedömningar: När arbetsförhållandena ändras eller om en olycka/tillbud inträffar.
- Handlingsplaner: Vilka åtgärder som ska vidtas för att hantera risker, vem som ska göra vad och när det ska vara klart.
- Årlig uppföljning: En kontroll av att SAM fungerar och att arbetsmiljön är bra.
Varför ska det dokumenteras?
- Bevisbörda: Dokumentationen fungerar som bevis för att arbetsgivaren uppfyller sina lagstadgade skyldigheter.
- Inspektioner: Arbetsmiljöverket kontrollerar dokumentationen vid inspektioner.
- Säkerhet: Det hjälper till att organisera och strukturera arbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall.
Sammanfattningsvis: Det är arbetsgivarens ansvar att det finns en dokumenterad struktur för arbetsmiljöarbetet, oavsett om företaget är stort eller litet.
