headphones newspaper video-player

Vad ska en lönespecifikation innehålla för uppgifter?

Ditt företag har som arbetsgivare en skyldighet att lämna uppgifter om det skatteavdrag arbetsgivaren gör på den ersättning företaget betalar ut till de anställda. Däremot finns ingen lag som reglerar vilka uppgifter som arbetsgivare ska att lämna i en lönespecifikation till dina anställda.

På grund av reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå är det lämpligt att se över vilka uppgifter du lämnar i lönespecifikationen så att du lämnar alla de uppgifter som du är skyldig att lämna skriftligt enligt reglerna om arbetsgivardeklaration på individnivå. Det kan även finnas anledning att ta upp vissa andra uppgifter för att det ska bli tydligt mellan arbetsgivare och arbetstagare vad som gäller. 

Lönespecifikationen bör innehålla

  1. identifikationsuppgifter båda för arbetsgivaren och arbetstagaren, 

  2. de uppgifter som du som arbetsgivare kommer att redovisa om den anställde i arbetsgivardeklaration (se nedan), 

  3. förklaring hur arbetsgivaren räknat ut lön, löneavdrag, sjuklön, semesterlön, skattepliktiga förmåner m.m. och hur ev. kostnadsersättningar beräknats och vad de avser, 

  4. förklaring av ev. ersättning för utlägg, 

  5. utbetalningsdag, 

  6. den totalt utbetalda ersättningen (lön m.m.) under året och 

  7. uppgift om kvarvarande betalda och obetalda semesterdagar för semesteråret och sparade semesterdagar. 

Uppgifter som du ska redovisa i arbetsgivardeklarationen 

  1. det belopp du ska göra skatteavdrag på d.v.s. kontant ersättning för arbete inklusive:

    1) pension, 

    2) livränta som inte är ersättning för avyttrade tillgångar, 

    3) engångsbelopp på grund av personskada, 

    4) sjukpenning och annan ersättning som avses i 11 kap. 24, 30, 31, 34 och 36 §§ samt 15 kap. 8 § inkomstskattelagen (1999:1229), 

    5) ersättning för förlorad arbetsförtjänst och för intrång i näringsverksamhet, 

    6) undantagsförmåner och sådant periodiskt understöd eller sådan liknande periodisk utbetalning som givaren enligt inkomstskattelagen ska dra av i inkomstslaget näringsverksamhet, 

    7) behållning på pensionssparkonto som ska skattas enligt 58 kap. 33 § inkomstskattelagen på grund av att pensionssparavtalet har upphört att gälla eller att behållningen har tagits i anspråk vid utmätning, konkurs eller ackord, 

    8) ersättning för ökade levnadskostnader som lämnas vid sådan tjänsteresa som avses i 12 kap. 6 § inkomstskattelagen, till den del ersättningen överstiger de schablonbelopp som anges i 12 kap. 6 a, 10–15, 17 och 21 §§ inkomstskattelagen (läs: skattefria traktamenten m.m.), eller den faktiska utgiften när det gäller kostnad för logi, 

    9) andra ersättningar för kostnader i tjänsten än de som avses i 8, till den del ersättningen avser kostnader som det är uppenbart att mottagaren inte får dra av vid beskattningen, och

    10) annan kontant ersättning som betalas ut med anledning av tjänsten. 

  2. ersättning som är skattepliktig inkomst enligt lagen (1991:586) om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, förkortad SINK, och lagen (1991:591) om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta artister m.fl., förkortad A-SINK.

  3. skatteavdragets belopp, 

  4. den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för, 

  5. ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift enligt lagen (1998:676) om statlig ålderspensionsavgift, och 

  6. avdrag från ersättning då den motsvarar utgifter i tjänsten och därför är avgiftsfri enligt 2 kap 2 § socialavgiftslagen. 

Om du som arbetsgivare ska lämna uppgifter i arbetsgivardeklaration för en anställd ska du för samme anställde även redovisa följande: 

  1. sådana ersättningar i inkomstslaget tjänst som inte är underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter, t.ex. kostnadsersättningar, dock räcker det att ange att ersättning för utgifter vid tjänsteresor som det inte ska göras skatteavdrag för lämnats och dock ska inte ersättning som avser utgift för logi eller resa med annat transportmedel än egen bil eller förmånsbil i arbetsgivardeklarationen

  2. antalet dagar med sjöinkomst samt på vilket fartyg och i vilket fartområde tjänstgöringen har ägt rum, 

  3. om Skatteverket har beslutat justering av värdet av bilförmån, kostförmån eller bostadsförmån, 

  4. arbetsställenummer enligt lagen (1984:533) om arbetsställenummer m.m., om ett sådant har tilldelats, 

  5. underlaget för skattereduktion för förmån av hushållsarbete (förmån av RUT- eller ROT-arbete), 

  6. hur stor del av underlaget enligt 5 som avser RUT-förmån, 

  7. uppgift om att en sådan personaloption som avses i 11 a kap. inkomstskattelagen har utnyttjats för förvärv av andel, om personaloptionen har förvärvats i den deklarationsskyldiges tjänst, och 

  8. den ersättning eller förmån för upplåtelse av en privatbostad eller en bostad som innehas med hyresrätt som har betalats. 

Om du har ett uppdaterat lönesystem kommer förmodligen alla uppgifter med i lönespecifikationen. Har du en manuell hantering måste du se till att den mall du använder för lönespecifikation har tillräckligt med utrymme. Detta så att du på ett lämpligt och överskådligt sätt lämnar alla de uppgifterna ditt företag som arbetsgivare är skyldigt att lämna. Den anställde ska kunna använda lönespecifikationen för att kontrollera skatteinbetalningarna och även göra en avstämning inför sin inkomstdeklaration. 

Uppmana dina anställda att läsa lönespecifikationen så eventuella fel kan korrigeras innan det är dags för ditt företag att lämna in arbetsgivardeklarationen. Om det har blivit fel kan inte arbetsgivaren begära återbetalning från Skatteverket för skatteavdraget utan den anställde kan bli återbetalningsskyldig till arbetsgivaren även för avdragen skatt om arbetsgivardeklarationen har lämnats in. Du kan läsa mer om arbetsgivardeklaration på individnivå i artikeln Arbetsgivardeklaration ersätter kontrolluppgift på individnivå

Ovanstående är ett enkelt svar på frågan. Det kan finnas undantag m.m. som inte tagits upp och rättsläget, trots att vår intention är att informationen ska vara uppdaterad och korrekt, kan ha förändrats.  

Räkna ut kostnaden för ditt medlemskap
VÄLJ MEDLEMSKAP, ANGE POSTNUMMER OCH ANTAL ANSTÄLLDA OCH SE ÅRSKOSTNAD