Jag har köpt lunch till mina anställda. Är det en kostförmån?
Svar från juristen: När du som arbetsgivare bjuder dina anställda på lunch uppstår normalt en skattepliktig förmån, men det finns undantag.
Det som kan ätas och drickas anses vara en typ av kost. En måltid i skatterättslig mening innebär oftast frukost, lunch och middag. Även bufféer kan komma att klassas som en måltid. Däremot är till exempel fikabröd, frukt eller snacks som inte kan ses som en måltid i stället en skattefri personalvårdsförmån som inte ska förmånsbeskattas.
När du som arbetsgivare bjuder dina anställda på lunch uppstår normalt en skattepliktig förmån. Det är inte avgörande om den fria kosten har uppstått under en tjänsteresa, på en kurs, en studieresa eller tjänstgöring på annan ort. Fri kost i samband med resor som sker utanför Sverige är även de en skattepliktig förmån. Det finns dock vissa undantag från då en måltid inte ska ses som en förmån enligt nedan:
Fri kost på hotell och liknande inrättning
Om det erbjuds frukost på ett hotell eller annan inrättning i samband med övernattning under en tjänsteresa ska den måltiden inte förmånsbeskattas. Skulle det däremot vara så att frukosten inte ingår i rumspriset utan betalas separat blir det en skattepliktig förmån.
Fri kost vid extern representation
Om du som arbetsgivare har affärsförbindelser som riktar sig utåt räknas sådana sammanhang som extern representation och kosten är därmed inte skattepliktig. Kravet på att fri kost vid sådana tillfällen inte ska förmånsbeskattas är att det rör sig om gemensamma måltidsarrangemang.
Fri kost vid intern representation
Representation i sammanhang som personalfester, interna kurser, informationsmöten, kick-off, personalutflykter m.m. räknas som intern representation och är därmed skattefri. Kravet på att fri kost vid sådana tillfällen inte ska förmånsbeskattas är att det rör sig om gemensamma måltidsarrangemang. Om du som arbetsgivare däremot har informations- eller planeringsmöten som rör det löpande arbetet, exempelvis arbetsluncher och liknande, räknas inte dessa som intern representation varför fri kost i dessa fall är skattepliktig.
Reglerna om skattefri kost
Skulle det vara frågan om tillfälliga (möten som inte hålls varje eller varannan vecka) och kortvariga (högst en vecka) sammankomster gäller reglerna om skattefri kost. Förmån av fri kost vid till exempel en intern kurs är därför skattefri om kursen pågår högst en vecka. I annat fall beskattas kostförmånen.
För att fri kost vid intern representation ska vara skattefri ställer Skatteverket krav på att sammankomsterna dokumenteras. Där ska det även framgå varför konferensen hållits, i vilket syftet och för vilka mötet hållits.
För att skatteplikt ska uppstå för kostförmån krävs det bland annat att måltiden, i likhet med andra förmåner, har sin grund i en anställning eller i ett uppdrag och att förmånen utnyttjats av mottagaren. Det finns tillfällen då en anställd inte utnyttjar den fria kosten på grund av diverse allergier eller annat men för att hen inte ska förmånsbeskattas krävs det att hen kan göra det sannolikt att förmånen inte utnyttjats.
Kostförmån schablonvärderas
Kostförmån schablonvärderas utifrån en heldag och det är Skatteverket som sätter upp schablonvärden för kostförmåner. År 2022 är de skattepliktiga schablonvärdena 250 kronor för helt fri kost en dag (minst tre måltider), 100 kronor för lunch eller middag och 50 kronor för frukost. År 2023 är de skattepliktiga schablonvärdena 275 kronor för helt fri kost (minst tre måltider), 55 kronor för frukost och 110 kronor för lunch eller middag.
Skulle det vara så att den anställde själv betalar för en måltid eller för alla måltider minskas förmånsvärdet med motsvarande belopp. Det belopp som återstår blir således det belopp som utgör underlag vid beräkningen av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Om utgiften för en måltid skulle vara lägre än schablonvärdet på grund av att arbetsgivaren har bidragit till kostnaderna för måltiden behandlas den alltid som en kostförmån. Skillnaden mellan den kostnad som den anställde har haft och det schablonvärde som gäller blir det skattepliktiga värdet. Detta gäller även för måltider som tillhandahålls i arbetsgivarens lokaler och arbetsgivaren subventionerar den anställdas måltid. Att komma i håg är att alltid när det rör sig om en måltid ska schablonvärdet användas.
Skulle du som arbetsgivare subventionera en måltid för din anställde är det schablonvärdet som gäller för värdering av kostförmånen. Det spelar ingen roll om den subventionerade måltiden erbjuds till andra för ett lägre pris, utgångspunkten är ändå det schablonvärdet som gäller för måltiden. Samma sak gäller även om en anställd skulle få en kostförmån på ett kafé eller restaurang som har ett lägre pris än schablonvärdet för andra kunder.
Schablonvärdet ska användas även i de fall då arbetsgivarens utgift för måltiden är högre. Om det däremot sker ett avdrag från den anställdes nettolön för en måltid motsvarande schablonvärdet eller mer uppkommer ingen skattepliktig förmån.
Kom i håg att om du som arbetsgivare ger en kostförmån så ska beloppet för detta redovisas i lönespecifikationen och även i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift på beloppet och den anställde kommer att betala inkomstskatt på beloppet. Du kan läsa mer om att redovisa uppgifter i arbetsgivardeklaration på individnivå i artikeln Arbetsgivardeklaration ersätter kontrolluppgift på individnivå.
