Varje år ska samtliga nämnder skicka all statistik till upphandlingsenheten som i sin tur sammanställer en rapport.

– Vi tar strategiskt ansvar för hela kommunen. Vår verksamhet ska ha ett effektivt flöde, den ska vara rättssäker och innovativ. Vi jobbar hållbart, ansvarsfullt och professionellt. Vi ska inte rubba stadens ansikte utåt, säger Frida Hansson, upphandlare på Malmö stad.

Inköpsprocessen skiljer sig inte åt särskilt mycket mellan Malmö stad och andra aktörer. Riktlinjerna är att kommunen ska få in tre anbud innan avtal ingås.

Upphandlarna trycker på vikten av att skapa förutsättningar för goda affärer som är inkluderande för en större mängd. Detta görs bland annat genom att arbeta konkurrensfrämjande.

– Ett sätt att föra dialog med marknaden är genom att vi bjuder in till möte där vi pratar om behov, krav och efterfrågan, säger Hansson.

Viktigt att hålla koll

Anbud som inkommer efter sista anbudsdag får enligt lag inte tas med i processen. Upphandlarna uppmanar därav alla att lämna in allt material i tid. Ett återkommande problem är att många glömmer en bilaga och tror att de får skicka in kompletteringar i efterhand, så är inte fallet.

Uppdateringar inom en viss upphandling får ske fram till sex dagar innan utgången tid i Malmö stad. Det är därför viktigt att hålla sig ajour även efter att man har skickat in sitt anbud.

– Ett sätt att skapa förutsättningar för fler att lämna anbud är genom att ställa bör-krav, alltså krav som inte är obligatoriska utan bara uppmuntrade, säger Amy Johnson, som är en av Malmö stads upphandlare.

Följs kraven upp?

– Vi har enheter som jobbar med uppföljning och det delas ut viten om avtalskrav bryts, säger Hansson.

Upphandlarnas bästa tips

– Var proaktiv, skaffa kunskaper om upphandlingar. Du behöver inte vara expert men det kan underlätta om du känner till begrepp och processer, säger Johnson.

De rekommenderar att man skaffar sig tillgång till aktuella upphandlingar genom databaser som samlar information (Mercell är ett exempel) eller på kommunens hemsida.

– Begär ut offentliga anbud för att läsa hur andra har formulerat sig, säger Hansson.

– Lämna ett korrekt och fullständigt anbud, det är väldigt vanligt att svar eller bilagor saknas. Vi har begränsad möjlighet att ta emot kompletteringar. Gör en checklista och kolla igenom underlaget noga för att säkerställa att allt som efterfrågas finns med. Men lämna för den delen inte in information som inte efterfrågas, säger Johnson.