Slipp fraktproblem inför Black Friday

Black Friday har blivit en av årets viktigaste försäljningsperioder för många företag inom framför allt detaljhandel och e-handel. Fredagen och dagarna omkring 27 november erbjuder många företag en möjlighet att öka försäljningen kraftigt på kort tid och nå kunder inför julhandeln. Men det finns fallgropar på vägen, inte minst för företag som tillverkar varor och är grossister. Då gäller det att vara på tå redan nu i oktober och tänka igenom rutiner och fraktlösningar så att inte kunderna riskerar att stå utan varor när det gäller.

Planering lönar sig

Philip Robertsson ansvarar för samarbetena med transportörerna på Sendify. Sendify är en fraktplattform, ett fraktsystem av samma slag som många företag har bokat i länge, men där pris och leveranstid jämförs mellan transportörerna innan man bokar. Egna avtal, med en stor transportör eller med den lokala åkaren, ligger där bredvid priser som förhandlats fram för den samlade volymen från över 15 000 företag.

Som Director of Supply ser Philip Robertsson varje höst hur nätverken fylls. Han vet också vad som krävs för att inte gå vilse bland transportföretag, terminaler, lager och transportvägar när fraktvolymerna stiger snabbare än kapaciteten och leveranstiderna tänjs ut.

– Transportörerna planerar sin kapacitet långt i förväg. Det som var den billigaste lösningen i augusti är ofta inte längre det i november och det som tar en timme att lösa i oktober tar en vecka i december. För tillverkande företag och grossister finns det mycket att vinna på att agera redan nu, säger han.

I fjol skickades rekordmånga paket i Sverige under det fjärde kvartalet: 72 miljoner enligt statistik från Transportföretagen. Det var en ökning med 17,5 procent jämfört med 2024. I år märks en stark tillväxt redan före höstens stora shoppingperioder och stigande realinkomster och förbättrat konsumentförtroende ger utrymme för ökad konsumtion.

Lägg inte alla ägg i en korg

Hur ska man då tänka som tillverkare eller grossist? Enligt Philip Robertsson är det viktigt att ha ett eller två alternativ redo och tillgängliga för de dagar som verkligen betyder något.

Många tillverkare har ett eget avtal med en transportör och bokar i ett system där bara det avtalet finns. Avtalet kan vara bra, men det ger bara ett svar på vad frakten kostar och när den är framme.

– Behåll gärna ditt avtal, men lägg det bredvid alternativen. När du ser ditt eget pris och din egen leveranstid jämte andra transportörers vet du när ditt avtal är bäst och när det inte är det. Då har du också en reservplan som går att boka direkt, säger han.

Om en leverans till en viktig kund blir försenad är det också bra att i förväg ha bestämt vilka sändningar som inte får bli sena, så att det finns möjlighet att agera medan det fortfarande går genom att boka om frakten, välja en snabbare lösning eller meddela kunden i förväg.

– Vänta inte på att kunden ringer på grund av en avvikelse. Välj i stället att få besked så fort en upphämtning missats, en sändning står still i terminalen eller riskerar att bli sen. Då kan du ta kontroll och agera, säger Philip Robertsson.

Räkna på hela priset

För många tillverkare syns fraktkostnaden först när fakturan kommer, ofta flera veckor efter att godset har gått. Då är det för sent att välja något annat. En ekonomitjänst och en expresstjänst kan se nästan likadana ut på pappret, men i november skiljer de sig ofta åt med flera dagar. Den som bara har en transportör ser dessutom bara en leveranstid. Jämför hur lång tid godset brukar ta hos olika alternativ i november, inte bara vad tidtabellen säger. Därför är det viktigt att välja rätt alternativ under högsäsong. Det är också viktigt att då göra en jämförelse utifrån slutpriset, så att inte tillägg blir synliga först på fakturan.

– Flera transportörer tar ut säsongstillägg under högsäsong. Ovanpå det ligger drivmedelstillägget, som skiljer sig mycket mellan transportörer och ändras varje månad, och tillägg för tungt gods, ej stapelbart och leverans till privatperson. Därför är det slutpriset du ska jämföra, inte listpriset, och helst redan när du bokar, inte när fakturan kommer, säger Philip Robertsson.

En annan aspekt av priset är vad transportören har för ansvar om en försändelse blir skadad i hanteringen. Under högsäsong ökar den risken till följd av större volymer och trängsel i terminaler.

– Transportörens standardansvar räknas per kilo och täcker sällan varuvärdet. För sändningar med högt värde eller till viktiga kunder ska försäkringen vara med från början, helst automatiskt så att ingen behöver komma ihåg det, säger Philip Robertsson.

Slarva inte med godset

Mått, vikt och adress låter som självklarheter, men utan goda rutiner kring hur varorna ska packas är det lätt hänt att godset sticker ut från pallkanten eller att transportören inte hittar fram till kunden vid första försöket. Skador, efterdebiteringar, försenade leveranser och extra hantering hos transportören är en onödig kostnad.

– I november blir varje fel en extra hantering i en terminal som redan har fullt upp. Det bästa du kan ge din transportör är en förutsägbar bokning: rätt mått och vikt, en komplett adress och samlade upphämtningar i stället för tre små. Då kan de planera, och det är du som vinner på det, säger Philip Robertsson.

Enligt Philip Robertsson är manuell inmatning en av de vanligaste orsakerna till fel adress, vikt och referens, och felen ökar med volymen. Företag som tar in extrapersonal för att täcka pass under arbetstoppar gör därför klokt i att skriva ner vad som gäller kring frakt.

– Se till att det finns regler och att de är kopplade till affärssystemet så att det framgår att pall inom Sverige går med X, paket till Norge med Y och att allt över ett visst varuvärde ska försäkras. Då tas en vanlig felkälla bort, säger han.

Tänk till om import och export

Inför och under säsongen köper många företag in varor från leverantörer som finns i andra länder. Där finns pengar att spara. Enligt Philip Robertsson är det vanligt att leverantören bokar på sin egen frakt och att köparen sedan står där med en faktura för en transport som man inte gjorde ett aktivt val om att använda. I värsta fall blir det både dyrt och ovisst. Samma sak gäller returer i januari, när företag skickar tillbaka det som inte såldes.

– Bestäm att leverantörerna bokar på dina villkor i stället för att sväva i ovisshet. Det handlar både om kontroll och kostnad. På så vis får du rätt transportör, rätt produkt och dina priser, och express när det verkligen behövs, säger han.

Det är också viktigt att ha en plan för när dina kunder finns i andra länder. Svenska exportpaket ökade med 23 procent första kvartalet 2026, enligt E-barometern från PostNord och HUI. Men det finns flera saker att tänka på för att frakten över gränsen ska bli smidig.

– Se till att tulldokumenten är på plats redan nu: fakturor som skapas i bokningen, sparade tullartiklar med HS-koder och koll på nya krav. Till exempel kräver Norges digitala tullhantering Digitoll sedan 15 september att importen är förtullad innan godset passerar gränsen, säger Philip Robertsson.