Ändringen innebär att du i stället för att skicka in en årlig kontrolluppgift ska redovisa de utbetalningar för arbete och de skatteavdrag du gör per anställd varje månad. De nya reglerna gäller för alla som ska lämna en arbetsgivardeklaration alltså även myndigheter, A-kassor och andra utbetalare.

Hur lämnar jag in arbetsgivardeklarationen? 

Arbetsgivardeklaration ska lämnas på samma sätt som tidigare men nu även med uppgifter på individnivå per betalningsmottagare. Du kommer med andra ord att lämna in fler uppgifter varje månad. 

Om du som arbetsgivare har ett lönesystem som stödjer sådan inlämning innebär dessa regler mindre administration för dig. Om du däremot saknar ett löneprogram kan du antingen lämna in arbetsgivardeklarationen manuellt genom att registrera uppgifter för varje betalningsmottagare via e-tjänsten Arbetsgivardeklaration på Mina sidor på Skatteverkets hemsida eller via en pappersblankett från Skatteverket.  

Verktyg: Räkna ut kostnaden för en anställd

Vilka uppgifter ska finnas med i arbetsgivardeklarationen? 

I arbetsgivardeklaration ska ungefär samma uppgifter som tidigare lämnades i arbetsgivardeklaration eller den årliga kontrolluppgiften finnas med. Det innebär bl.a. att all ersättning som arbetsgivaren gör skatteavdrag för eller betalar arbetsgivaravgift för ska redovisas som t.ex. lön och skattepliktiga förmåner, skatteavdragets belopp, ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift och avdrag från underlag för arbetsgivaravgifter för avgiftsfri ersättning för utgifter i arbetet. Observera att bilförmånen ska inte ska redovisas tillsammans med övriga förmåner utan uppgifterna om värdet av bilförmån och drivmedelsförmån ska redovisas separat. Även vissa andra uppgifter ska lämnas.

Läs även Juridiska FAQ: Vad betyder förmånsvärde? 

Ersättningar som inte utgör underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter behöver inte redovisas i arbetsgivardeklarationen. Exempel på uppgifter som inte ska lämnas in är kostnadsersättningar för resa och logi i samband med tjänsteresa t.ex. skattefritt traktamente. 

Arbetsgivardekalrationen innehåller även vissa andra uppgifter, t.ex. om vissa statliga stöd och sjuklönekostnader, som behövs för bl.a. utbetalning av vissa stöd.  

När ska jag lämna in arbetsgivardeklarationen? 

Eftersom det är månaden efter den månad som den anställde fått ersättning eller förmån som det ska redovisas blir första inlämningen av arbetsgivardeklarationen i februari 2019 (gäller för företag som inte redan omfattas av de nya reglerna).  

Alltså: ersättningar och löner som betalts i januari redovisas i februari. Tidpunkten för redovisningen är densamma som tidigare d.v.s. den 12:e varje månad förutom i januari och augusti då arbetsgivardeklaration ska ha kommit in den 17:e. 

Alltså: ersättningar och löner som betalts i januari redovisas i februari. Tidpunkten för redovisningen är densamma som tidigare d.v.s. den 12:e varje månad förutom i januari och augusti då arbetsgivardeklaration ska ha kommit in den 17:e. 

Hur rättar jag felaktiga uppgifter? 

Eftersom du som arbetsgivare redovisar utbetalningarna till olika individer per månad så måste du rätta felaktiga uppgifter till Skatteverket. Du kan rätta både på arbetsgivar- och betalningsmottagarnivå.  

Om du som arbetsgivare har betalat ut för mycket lön och redovisat detta i arbetsgivardeklarationen kommer du behöva att justera eller återkräva bruttolönen eftersom skatteavdraget tillhör betalningsmottagaren när det är redovisat till Skatteverket. Däremot kan du som arbetsgivaren få tillbaka för mycket inbetald arbetsgivaravgift.  

Tänk därför på att ha bra och fungerande rutiner kring löneprocessen för att slippa allt onödigt merarbete p.g.a. felaktiga eller bristfälliga attesteringar/avstämningar. Det kan vara bra att ha regler på arbetsplatsen för när tidrapporter, kostnadsräkningar, kvitton m.m. ska vara inlämnade för att avstämning m.m. ska kunna göras i god tid. 

Informationsskyldighet till anställda 

Anställda och andra som du lämnat uppgift om i arbetsgivardeklarationen ska enligt de nya reglerna få information om detta senast samma dag som då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. Du kan på ett smidigt sätt uppfylla detta genom att på lönespecifikationen notera vilka uppgifter som lämnats in till Skatteverket. 

Detta för att den anställde ska ha möjlighet att kontrollera det som rapporteras in till Skatteverket och rätta eventuella uppgifter. Dessutom kommer den anställde att få uppgifterna från Skatteverket inför sin inkomstdeklaration. För mer information om vad de nya reglerna innebär ring oss i Företagarnas rådgivning eller gå in på Skatteverkets webbplats.