En budget bör grunda sig på de mål och den affärsplan som bolaget har satt för verksamheten. Därmed är budgetarbetet för nästkommande räkenskapsår en del av affärsplanen som sträcker sig över flera år.

- På Grant Thornton betonar vi vikten av att budgetprocessen går som en röd tråd från ägare och styrelse ner till den operativa verksamheten för att den ska få bäst verkan, säger Monika Lindberg, affärsrådgivare på Grant Thornton.

Viktigt involvera hela företaget

Inför budgetprocessen är det styrelsens uppgift att sätta budgetmål, eller ekonomiska mål baserat på ägarvilja, strategi och affärsplan. En genomarbetad budget som speglar affärsplanen blir sedan ett bra verktyg för att följa verksamheten löpande.

– Detta bör göras genom att involvera hela företaget. Tyvärr sker detta alltför sällan och riskerar att resultera i att budgetmålen blir för övergripande och svåra för organisationen att omsätta i konkreta aktiviteter, samt att medarbetarna inom organisationen inte känner något ägandeskap anser Monika Lindberg.

Hon säger att det därför är viktigt att hela organisationen får vara med och påverka och tänka igenom hur de ska kunna nå de föreslagna målen. Detta gäller oavsett om man jobbar med försäljning eller produktion, alla bör få säga sitt.

Börja i tid

I den bästa av världar tycker Monika Lindberg att budgeten ska vara klar en till två månader innan det nya året börjar. Men hon ser ofta att bolagen inte avsätter den tid som krävs för ett konstruktivt budgetarbete.

– Om budgetarbetet drar ut på tiden kan det påverka den löpande verksamheten eftersom det ofta är ett arbete som tar mycket resurser i anspråk. Blir budgeten inte klar förrän en bit in på året tappar du också en stor del av vitsen med budgetarbetet, nämligen analysen och uppföljningen.

Viktigt med löpande uppföljning

När budgeten väl är satt kan den nämligen behöva justeras utifrån vad som händer på marknaden eller i omvärlden. Därför är det viktigt med löpande uppföljning. Om budgeten behöver justeras ska en prognos upprättas som omvärderar budgeten.

– En del menar att budgeten är gammal redan när den är upprättad, men då har man ju missat hela poängen. Budgeten behövs som ett riktmärke för organisationen att följa upp och analysera mot. Varför blev det bättre eller sämre än tänkt? Har vi gjort det vi sagt i affärsplanen? Det är en läroprocess, säger Monika Lindberg.

Vad kan man vinna på en smidigare budgetprocess?

– Det beror på vad som ursprungligen inte fungerat i bolagets process. Men många som arbetar i Excel upplever att det är svårt att få en övergripande bild av budgetarbetet. Genom att ta hjälp av automatiserade tjänster spar man mycket administrativ tid och processen kan kortas samtidigt som risken för mänskliga misstag elimineras. Medarbetare som är inblandade i processen kan då fokusera på mer värdeskapande uppgifter som att analysera vad avvikelser i budgeten beror på.

Grant Thornton lanserar nu en ny budgettjänst. Hur kan den underlätta processen?

– Det finns ett behov bland våra kunder att få hjälp med att upprätta budgetar och sätta mål för verksamheten. Med vår nya digitala tjänst ”Budget & Rapport” kan våra kunder på ett mycket enkelt och smidigt sätt upprätta budgetar och prognoser, berättar Monika Lindberg och förklarar:

– Tjänsten kommer finnas i Grant Thorntons kundplattform Flow, vilket gör den både lättillgänglig och säker. Det är också väldigt praktiskt eftersom vi som rådgivare kan jobba tillsammans med kunden i tjänsten. Även om det är kunden som äger budgeten så kan vi vara behjälpliga.

Monika Lindberg berättar vidare att tjänsten har ett behörighetssystem som innebär att ansvariga personer tilldelas ett visst kostnadsställe utan att få tillgång till hela bolagets budget. Det är också möjligt att följa resultatet via en dashboard och löpande se hur det går för bolaget genom de uppsatta nyckeltalen.

– Nu kan våra kunder lämna budgetarbetet i Excel. Det spar tid och resurser och minskar risken för felinmatningar. Dessutom slipper de själva köpa in dyra system till ekonomifunktionen när de i stället får tillgång till vår tjänst.