Den traditionella resultat- och balansrapporten räcker ofta inte för att ge de underlag bolaget behöver för att kunna fatta rätt beslut och driva sin verksamhet på ett optimalt sätt. För att rapporterna ska fungera som beslutsunderlag måste man avgöra vilka uppgifter som är viktiga att följa, det vill säga verksamhetens nyckeltal. Det gäller också att visa det som är relevant för respektive användare.

– Många bolag arbetar med kompletta och detaljerade rapporter, men det är inte alltid nödvändigt. Vi konsulter har en viktig roll när det gäller att hjälpa bolagen att hitta vad de behöver för att fatta beslut. Man kan exempelvis ta ut rapporter för hela företaget, uppdelat per avdelning eller per produkt. Det sistnämnda kan bland annat visa om det finns produkter som inte täcker sina kostnader, säger Joanna Antonson.

Verktyg: Räkna ut utdelning i ditt företag enligt 3:12

– Vi kan bidra till att göra materialet mer lättillgängligt. Bokföringsprogrammen har funktioner för att presentera siffrorna i diagram och grafer. Då blir materialet mer lättöverskådligt och intressant. Det kan också presenteras på olika sätt beroende på vem mottagaren är, vad syftet med rapporten är för personen och vilken kompetensnivå hon eller han har när det gäller att tyda ekonomisk rapportering, säger Monika Lindberg.

Hon påpekar att för många säger balans och resultat inte så mycket, och det är inte alltid man vågar fråga.

– Då blir besluten chanstagningar. Det är också viktigt med ordning och reda så att allt bokförs rätt. Vi har sett exempel där styrelsen har utgått ifrån rapporter de trodde var ok men som senare visade sig vara felaktiga. Hade de haft korrekt information hade de fattat annorlunda beslut; sådant kan få stora effekter.

Spara underlagen rätt 

Monika och Joanna berättar att allt fler företag, både nystartade och etablerade, väljer att hantera sitt bokföringsmaterial digitalt. Oavsett om materialet finns på papper eller digitalt så måste det förvaras på ett betryggande sätt, det får inte förstöras eller försvinna. Elektronisk äkenskapsinformation ska säkerhetskopieras.

Läs även: Slipp pappersarkiveringen med digitala fakturor och kvitton

– Vi förordar att man jobbar så digitalt som möjligt. Det är både effektivare och säkrare. Men det är viktigt att hålla reda på vad som gäller: Enligt bokföringslagen är du skyldig att bevara material så som du tar emot det. Om du får pappersfakturor från en leverantör kan du naturligtvis skanna dem för att underlätta hanteringen, men pappersoriginalet får förstöras först från och med fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala kopian ska sparas i sju år. Samma sak, men omvänt, gäller om du får en digital faktura men hellre vill arbeta med papper. Digitalfakturan kan då skrivas ut, men du måste spara det digitala originalet i minst fyra år och papperskopian i sju år, säger Joanna.