Fastställ syftet
Utan ett verkligt syfte, inget möte. Ett syfte handlar om varför mötet ska finnas, prioriteras och genomföras. Ifrågasätt alla existerade och kommande möten. Finns det ett syfte? Är ett möte det bästa sättet att lösa uppgiften på?

Målsätt alla möten
Vad ska vara uppnått när mötet är genomfört? Ska ni ta beslut i en fråga? Ska det lämnas ut information? Ska ni ”brainstorma” fram en handlingsplan? Om ni inte har ett mål med mötet är det en stor risk att ni kommer ha samma möte om och om igen utan att komma framåt.

Kalla rätt laguppställning
Kalla de personer som är bäst lämpade att lösa uppgiften. Alla behöver inte vara med på alla möten och bara för att de var med förra gången. Det sitter alldeles för många personer som är inaktiva på många möten så var mycket tuffare i din selektering av deltagare. När/om du blir kallad till ett möte gäller samma sak, fråga dig själv varför du ska tacka ja.

Lägg grunden
Skicka alla kallelser i tid för att ge alla deltagare chansen att komma väl förberedda till alla möten. En kallelse ska innehålla syfte, mål, krav på förberedelse, underlag samt agenda.

Håll alla tider
Går tåget klockan 08.00 så är man på plats innan 08.00 för att få åka med. Man kommer inte 08.07 för att det passar en själv bättre. Exakt samma respekt för tider ska gälla vid möten inklusive vikten av att hålla även sluttiden. En annan viktig faktor gällande tid är det enorma slöseri i pengar försenade möten innebär.

Pulsera dina möten
Har du tänkt på hur viktig uppvärmningen av ett träningspass är för att du ska kunna genomföra det som planerat? Precis samma mekanismer gäller för ett möte. Det gäller att sätta rätt ”ton” direkt genom att vara tydlig med mötets mål och förväntningar. Alla som väljer att delta i ett möte bör också tänka på sitt eget beteende och attityd för att ge energi och inte ta energi från resten av gruppen. Som avslutning på mötet varvar ni ned på samma sätt som ett träningspass och punkter som passar där är summering av fattade beslut och mötets kvalité.

Tydliga roller
Vilka olika roller har ni under ett möte och vilket ansvar vilar på dessa före, under och efter mötet? Om ni har ett återkommande möte så är detta en viktig sak att förtydliga så alla har samma uppfattning och förväntningar på alla deltagare.

Fatta effektiva beslut
Alla beslut som fattas under ett möte ska innehålla VEM, VAD och NÄR för att det ska bli konkret och tydligt i beslutsfattandet. Sammanfatta gärna vilket beslut som fattas innan ni går vidare till nästa punkt. Det jag menar är att det inte ska finnas några tvivel och lösa trådar gällande fattade beslut för någon av alla deltagare i mötet.

Alla bidrar till effektiva möten
Om du får en kallelse till ett möte som du funderar på varför just du ska vara med på så ska du ta reda på mer gällande din förväntade medverkan innan du tackar ja. För när du väl tackat ja är det ditt och alla andra deltagares skyldighet att göra mötet framgångsrikt.

Vem är det som är med på mötet?
Vem är det du träffar? Är de olika deltagarna introverta eller extroverta? Hur fattar de beslut? Går de på känsla eller är det fakta som gäller? Hur vill de ha information presenterat? Hur vill de bli kommunicerade till?

Dessa frågor är givetvis svåra att få svar på om det är första gånger du träffar personen eller personerna i fråga, men vid återkommande möten gäller det att tänka till för att samarbetet ska bli så framgångsrikt som det bara kan.

Utvärdera
Utvärdering är ett otroligt bra sätt att utveckla möteseffektiviteten. Därför anser jag att utvärdering ska vara den sista punkten på alla interna möten. Du kan till exempel summera mötet med frågor som: ”Nådde vi målet? Höll vi tiden? Vad fungerade bra under mötet? Var det något som inte fungerade? Vad kan vi göra bättre nästa gång?