Sveriges kommuner har en lång shoppinglista. De behöver köpa allt från nya äldreboenden till grönsaker. När skattefinansierade verksamheter köper in varor och tjänster kallas det för offentlig upphandling – och det handlar om enorma summor pengar. I Sverige omfattar de offentliga upphandlingarna cirka 800 miljarder kronor årligen.

- Landets 290 kommuner är en väldigt stor och viktig aktör, säger Magnus Johansson, Företagarnas expert på offentliga upphandlingar.

En vanlig missuppfattning är att endast storföretag kan vara med och konkurrera om de offentliga uppdragen, men Magnus Johansson pekar på motsatsen:

- Vi ser allt fler småföretagare som lyckas vinna offentliga uppdrag, både från kommuner och andra myndigheter. Offentliga kontrakt är en intressant affärsmöjlighet, inte minst i bistra tider då ett kommunalt uppdrag kan bli en trygg kund över en längre tid, säger han.

Företagare känner sig exkluderade

När en offentlig organisation, exempelvis en kommun, ska göra ett inköp finns det regler för hur detta ska gå till. Syftet är att skattemedel ska användas så effektivt som möjligt, samt att företag inom EU ska få konkurrera på lika villkor. Inköpet ska annonseras ut och alla intresserade leverantörer har möjlighet att delta. Nu är det emellertid många företagare som känner sig exkluderade på grund av de krav som ställs i upphandlingarna. Även företag som uppfyller kraven vittnar om ett tidsödande och komplicerat arbete att delta i offentliga upphandlingar.

”Offentliga kontrakt är en intressant affärsmöjlighet, inte minst i bistra tider”

Sofia Larsson på Secure State Cyber i Norrköping, ett företag som levererar informations- och cybersäkerhetstjänster, har deltagit och vunnit flera offentliga upphandlingar.

- Jag upplever ofta att upphandlingar är alldeles för breda. Den upphandlande myndigheten efterfrågar fler tjänster än vad de egentligen behöver, och konsekvensen blir att bara de riktigt stora drakarna har möjlighet att delta i upphandlingen. Jag önskar att fler myndigheter skulle våga avgränsa sina upphandlingar, det skulle alla vinna på, säger Sofia Larsson.

Genväg för småföretagare

Men som småföretagare finns det en genväg till att få kommunen på kundlistan. Det kallas för direktupphandling. Uppdrag som har ett sammanlagt värde på mindre än 700 000 kronor per år kan direktupphandlas utan att kommunen eller myndigheten behöver konkurrensutsätta kontraktet enligt upphandlingsreglerna.

-  Jag uppmanar fler småföretagare att undersöka möjligheterna att direktupphandla, det är inte alls lika krångligt som vid offentliga upphandlingar. Vid direktupphandling gäller inga särskilda regler för hur upphandlingen ska gå till, det finns inga krav på hur anbudet ska utformas eller att upphandlingen ska annonseras ut, säger Magnus Johansson.

- Det första steget för dig som företagare är att kontakta kommunen, ta reda på vilka rutiner som gäller och berätta vad du kan erbjuda. Många kommuner presenterar sina upphandlingar på hemsidan. Vissa har formulär där man kan anmäla sitt intresse som leverantör, andra annonserar ut dem. Även om reglerna är färre vid direktupphandlingar så gäller grundläggande upphandlingsprinciper:

- Det finns krav på att anta riktlinjer för direktupphandlingar, och många kommuner frågar alltid minst tre leverantörer, säger han.

Driver på utvecklingen

Företagarna driver på utvecklingen att få fler småföretag att delta i offentliga upphandlingar, bland annat genom att bistå lokalföreningar att skapa dialog med sina respektive hemkommuner. Lokalföreningen i Norrköping är en av de föreningar som vill att fler småföretagare ska få ta del av kommunens inköp av varor och tjänster.

- Vi har planerat in några dialogmöten med kommunledningen för att skapa förståelse kring hur fler lokala företag kan bli leverantörer till kommunen, säger Lino Casimiro, ledamot i Företagarna i Norrköping.