Experttipset: Så gör du en fantastisk PPT-presentation
Företagarna Göteborgs styrelseledamot Maria Wannefalk jobbade på amerikanska konsultbolaget McKinsey och satt i rollen som ansvarig för företagets presentationer på skandinavisk nivå när hon bestämde sig för att kasta loss och bli sin egen.
”Jag bestämde mig för att testa om mina idéer flög som företag. Dels kan jag hantverket och dels går jag igång på det jag upplever när mina kunder kör en presentation som de är trygga med och stolta över.”
Dock finns det många fallgropar i presentationssvängen, dels är presentatören ofta en expert med djupkunskap, som inte ser skogen för alla träden. Det blir svårt att skilja på vad som är relevant vid det specifika tillfället kontra allt som är intressant i ämnet.
”En annan sak är att bara för att din dator kommer med Powerpoint installerat är du inte kommunikatör, lika lite som du är matematiker för att du har Excel. Verktyget finns där men man glömmer gärna att det krävs kompetens också. Vissa har känslan och intresset men andra inget av dem”, säger Maria.
Här är hennes bästa tips för att göra presentationer som ger genomslag och dessutom jobba mer effektivt i programmet.
1. Ta genvägen via högerklick
När du jobbar med en presentation kan du när som helst markera ett objekt i presentationen: tabeller texter, bilder… Högerklicka så får du upp en meny med samtliga alternativ för att redigera det aktuella objektet. Det är en snabb genväg som sparar dig besväret att leta runt i alla programmets menyer i ovankant.
2. Dölj extra sidor
Många gör långa presentationer späckade med sidor ”för säkerhets skull”, ifall någon i publiken skulle ställa en fördjupande fråga. Men oftast innebär det bara att man får bläddra förbi en stor del av sidorna medan man mumlar att ”Vi hoppar över den här och den här och den här…” Dölj dina bonussidor istället! Högerklicka på sidans miniatyr i sidöversikten till vänster och välj ”Dölj bild” i popup-menyn. När du håller dragningen och vill ta fram sidorna: tryck D på tangentbordet så visar den nästa bild du bläddrar fram även om den är dold.
3. Bli rubrikernas mästare
Lägg tid på att fila fram rubriken som ska inleda varje sida. Formulera en kort intresseväckare à la Expressenrubrik, som får din publik att luta sig framåt. Den blir också en bra guide till vilken information som ska med på sidan och nöj dig med ett budskap per slide. Rubriken fångar uppmärksamheten, väcker nyfikenhet och håller publiken alert. Istället för en överskrift som ”ekonomi” eller ”utveckling”, prova med exempelvis ”Kundfokus blev en pangsuccé” eller ”Framtiden: Vinna eller försvinna?”
Bonustips: fake it till you make it!
Presentera med ett leende. Du vill att de som lyssnar ska göra något annorlunda när de sett din presentation, men då måste de lita på dig. Om du upplevs som trygg blir du trovärdig, så även om du känner dig nervös inför dragningen, ställ dig bredbent och dra på smilet!