I många branscher är skillnaden mellan arbete och fritid mer av en gråzon än en skarp gräns. Inte minst för den som är företagare är det ofta svårt att säga exakt när man jobbar och är ledig. När den här gråzonen tas upp till debatt handlar det ofta om arbetsmiljöperspektivet, om behov av att kunna koppla av och vara helt ledig från arbetet. En inte lika vanlig infallsvinkel är att fyrkantiga regler kopplade till detta skapar problem i vissa branscher.

Sedan 2018 omfattas fler branscher av krav på personalliggare, som från början endast gällde byggbranschen. Nu omfattas också bland annat restaurangverksamhet.

Löpande registrering 

En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma i företagets lokaler. Alla som utför arbetspass under en dag ska i direkt samband med det anteckna när de börjar och slutar. En vanlig arbetsdag kan bestå av flera arbetspass. Den som inte skriver in sig, eller glömmer att skriva ut sig efter ett pass, riskerar att åsamka företaget sanktionsavgifter vid en kontroll.

− Vad som är ett arbetspass på bygget är mycket lättare att dokumentera än säg på ett litet café. Tar du av dig hjälmen och går iväg jobbar du inte. Men om en person tar ett handtag och bär ett par brickor till disken utan att vara inskriven i personalliggaren så är det inte tillåtet, säger Helena Fond, Företagarnas expert på regelförenkling.

Personalliggaren ska uppdateras löpande och vara lättillgänglig om Skatteverket kommer på oväntat besök. Om det då finns brister i dokumentationen som gör att det inte anses gå att genomföra en kontroll utifrån liggaren kan myndigheten ta ut en avgift på 12 500 kronor. Även om skyldigheten att föra personalliggare anses fullgjord kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift med 2 500 kronor för varje person som är verksam men inte dokumenterad i en tillgänglig personalliggare.

− Många blir förvånade över att det är så strikt. Måste man betala tusentals kronor i avgifter för att Skatteverket bedömt att personalliggaren inte varit rätt ifylld eller lätt tillgänglig?  Ja, ofta är det precis så stelbent, säger Företagarnas skattepolitiska expert Patrick Krassén.

Bisarra uttryck

Det är inte bara byggbranschen och restaurangverksamhet som är ålagda att föra personalliggare. Kravet gäller även för fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, tvätteriverksamhet och kropps- och skönhetsvårdsverksamhet.

Reglerna är så detaljerade och tillämpas så strikt, att det drabbar helt vanliga småföretagare som vill göra rätt för sig, inte bara de fåtal som är oseriösa.

Det tar sig ibland bisarra uttryck. En kulturförening i Västsverige fick 20 000 kronor i avgift för att två medlemmar som utan betalning hjälpte till att diska inte var inskrivna i personalliggaren. En liten restaurang fick betala 10 000 kronor för att personalliggaren från föregående år låg i ett skåp i rummet bredvid, inte direkt i verksamhetslokalen.

− Om Skatteverket inte gör skillnad på om det blir fel när man försöker göra rätt och om man fuskar är det ytterst ett problem för tilltron till myndigheterna och reglernas legitimitet, säger Patrick Krassén.

Skatteverket kan också göra felbedömningar. Ett familjeföretag som sålde kanderade mandlar vid marknader belades med avgift för att de inte hade fört personalliggare. Skatteverket tvingades dock backa helt när företaget överklagade beslutet, eftersom det stod klart att deras försäljning inte var restaurangverksamhet – det var Skatteverkets tjänstemän som feltolkat reglerna.

- Företagarna anser att kraven på personalliggare är en onödig regelbörda. Flera granskningar har också visat att de är ineffektiva för att komma åt grovt och medvetet fusk. För de flesta branscher bör kravet på personalliggare avskaffas, säger Patrick Krassén.