Företagarnas expert Magnus Johansson nledde mötet med en bred genomgång av offentlig upphandling och de förändringar som väntar till följd av ny EU-lagstiftning. Diskussionen kom snabbt in på den återkommande frågan om vad som ska drivas i kommunal egenregi och vad som bör konkurrensutsättas.

Kommunen berättade att man idag har relativt mycket verksamhet i egen regi, bland annat inom park, kost och stora delar av social sektor. Samtidigt konstaterades att detta inte är ovanligt i mindre kommuner, särskilt där det saknas alternativa utförare. Ytterst är det dock en politisk fråga hur långt en kommun väljer att gå i att konkurrensutsätta sina inköp. Under samtalet lyftes även Nacka kommun som exempel på en kommun med en annan och mer konkurrensorienterad upphandlingspolicy.

Kinda kommun arbetar idag med LOV, lagen om valfrihetssystem, men ännu har inga ansökningar kommit in. Diskussionen kom också att handla om DIS – dynamiska inköpssystem – som av många beskrivs som komplicerade och svåra att förstå. En representant från Grahns Bil vittnade om att systemen upplevs så krångliga att inte ens generalagenterna fullt ut förstår upplägget.

En återkommande synpunkt från företagen var att omsättningskraven i många upphandlingar blir ett hinder för mindre företag. Samtidigt finns ett ökat behov från kommunernas sida att säkerställa kontroll över leverantörer, inte minst mot bakgrund av den ökande debatten om välfärdsbrottslighet.

Under mötet diskuterades därför hur mindre företag kan få bättre möjligheter att delta i upphandlingar. Ett förslag som lyftes var att i större utsträckning använda arbetsprover eller andra kvalitativa bedömningar istället för att ensidigt fokusera på omsättningskrav.

Kommunen upplever samtidigt att det finns upphandlingar där lokala företag hade kunnat vara konkurrenskraftiga men där få eller inga anbud lämnas in. Inom samhällsbyggnad och entreprenad fungerar deltagandet relativt väl, medan mindre upphandlingar – exempelvis blommor och andra mindre inköp – ofta lockar få lokala aktörer.

– Som upphandlare kan jag inte dansa ensam, konstaterade en av deltagarna och betonade vikten av dialog och kunskapsspridning.

Både kommunen och företagen var överens om att kunskapen kring offentlig upphandling behöver stärkas. Gruppen lyfte också idén om en nationell upphandlingsdatabas som skulle göra det enklare för företag att bevaka affärer och samtidigt ge bättre statistik över offentliga inköp.

Kinda kommun berättade att lokala upphandlingar publiceras på kommunens webbplats. Enligt kommunens policy ska inköp över 300 000 kronor upphandlas och minst tre företag ska tillfrågas.

Samtalet berörde även vikten av så kallade RFI:er – Request for Information – som ett sätt att skapa dialog inför upphandlingar. Samtidigt lyftes en viss ”RFI-trötthet”, där företag upplever att många frågor skickas ut utan att det alltid leder till konkreta affärer.

En central fråga för kommunen är leveranssäkerhet. Om kommunen exempelvis beställer stora mängder livsmedel måste det finnas trygghet i att leveransen verkligen kan genomföras. Därför betonades också vikten av tidig leverantörsdialog där företag får möjlighet att diskutera relevanta krav innan en upphandling publiceras.

Verksamheterna sitter ofta på sakkunskapen medan upphandlarna ansvarar för process och regelverk. Genom bättre dialog kan kravställningen bli mer träffsäker och ge fler företag möjlighet att delta.

Som Företagarna tidigare lyft fram är dialogen mellan kommun och näringsliv avgörande för att skapa fler affärsmöjligheter för små och medelstora företag och samtidigt stärka kvaliteten i de offentliga affärerna.