Hur gör jag när jag anställer en person med skyddade personuppgifter?
Svar från juristen: Det är inte alltid lätt som arbetsgivare att veta hur skyddade personuppgifter ska hanteras vid rekrytering av en ny anställd, eller när en anställd får skyddade personuppgifter.
Skyddade personuppgifter finns i tre nivåer: fingerade personuppgifter, sekretessmarkering och skyddad folkbokföring.
Den personen som söker till er lediga tjänst och som har skyddade personuppgifter kan berätta för dig som arbetsgivare vad det är för nivå som gäller. Du som arbetsgivare måste därför få information om vilka skyddsbehov den anställde har och därmed följa de regler och lagar som gäller för hantering av skyddade personuppgifter.
Skillnaderna mellan nivåerna av skyddade personuppgifter
Sekretessmarkering
Sekretessmarkering hanteras av Skatteverket och är en lägre nivå av skyddade personuppgifter. Denna sekretessmarkering används för de personer som inte uppfyller kraven för att kunna få skyddad folkbokföring om personen i fråga eller dennes närstående skulle lida skada om personens uppgifter skulle lämnas ut.
Skyddad folkbokföring
Skyddad folkbokföring är den högsta nivån av skyddade personuppgifter som kan ansökas hos Skatteverket. Skyddad folkbokföring kan en person få om personen riskerar att utsättas för förföljelse, brott eller allvarliga trakasserier. Det innebär bland annat att post skickas till en adress som hanteras av ett skattekontor som vidarebefordrar posten till rätt adress för personen med skyddad folkbokföring.
Fingerade personuppgifter
Fingerade personuppgifter ansöks hos polisen. En sådan skyddad personuppgift kan en person få när personen är särskilt utsatt för allvarlig brottslighet som riktar sig mot personens liv, frihet, hälsa eller frid. Personen får då ny identitet, till exempel nytt namn och personnummer.
Det är därför viktigt för en arbetsgivare att få reda på vilken typ av skyddade personuppgifter den anställde har, detta för att veta vilka åtgärder du behöver ta på arbetsplatsen.
Policy gällande hantering av skyddade personuppgifter?
Som arbetsgivare är det viktigt att respektera den anställdes integritet. Det vill säga du ska inte fråga mer än nödvändigt gällande personens situation och bakgrund. Du bör som arbetsgivare fokusera på vilka åtgärder som behöver vidtas på arbetsplatsen, hur du som arbetsgivare kan stödja den anställde och vad du som arbetsgivare kan berätta för övriga anställda.
En större arbetsgivare kan behöva ha en policy gällande hantering av skyddade personuppgifter, det vill säga rutiner och riktlinjer på arbetsplatsen. Arbetsgivare med få anställda råkar förhoppningsvis inte ut för detta så ofta att det behövs en policy utan kan när det bli aktuellt ha en dialog med arbetstagaren om hur de ska hantera detta på arbetsplatsen.
Arbetsgivaren ska en dialog tillsammans med personen med skyddade personuppgifter om vilket skydd personen behöver ha på arbetsplatsen och hur olika situationer ska hanteras som till exempel gruppfoton. Arbetsgivaren bör också vara försiktig med att dela uppgifter till andra anställda eller utomstående parter utan att ha fått samtycke från personen.
