Företagarnas Guide till ett bättre lokalt företagsklimat är en bok som handlar om vad det innebär att en kommun har ett bra lokalt företagsklimat, varför det är viktigt och hur kommunens beslutsfattare kan nå det målet. I boken intervjuas företrädare för kommuner som ligger i framkant.
I den här intervjun ur boken berättar Tina Storbjörk, Växjös upphandlingschef, om hur kommunen arbetar för att uppfylla kriterierna för småföretagarvänlig upphandling.
Vilken syn har Växjö på upphandlingar?
Min uppfattning är att man behöver se upphandlingar inte bara som ett verktyg för inköp utan även i ett större perspektiv. Väl utförda upphandlingar kan vara både samhällsutvecklande och framför allt verksamhetsunderlättande. Jag har själv verksamhetserfarenhet då jag är socionom i grunden och arbetat sedan 2008 i Växjö kommun, de flesta åren på förvaltning. Det finns en stor potential i upphandling som inte utnyttjas fullt ut. Bra och enkla upphandlingar gör att våra medarbetares tid används till rätt saker i stället för att behöva krångla med att göra bra inköp till sina verksamheter. Ett led i det är att säkerställa att vi får in många och bra anbud – och då måste vi ha ingången att även mindre företag kan delta i anbudsgivningen och ha möjligheter att vinna.
Hur säkerställer ni det?
Inför varje upphandling gör vi en analys om det går att öppna upp för mindre företag. Det är ett stående inslag i vår upphandlingsprocess. Sedan går det inte alltid – i vissa fall blir även mindre delar av en upphandling stora sett till volym. Den som vinner upphandlingen måste alltid kunna leverera den volym som efterfrågas. Men vi har arbetat nära det lokala näringslivet när vi tagit fram vår inköpspolicy. Att dela upp upphandlingarna i mindre delar är en del men dessutom måste kraven vi ställer gå att uppfylla och dessutom inte vara konkurrensbegränsande.
Är det reglerat i styrdokumenten?
Ja. Där det är möjligt ska vi möjliggöra för mindre företag att vara med. Innan vi gör inköp från Adda (en inköpscentral ägd av SKR) ska vi alltid göra en avvägning om en egen upphandling kan leda till fler anbud och se om fler mindre företag kan delta.
Händer det ofta att ni gör det?
Vi måste alltid göra själva avvägningen. Sedan beror det på det enskilda fallet. Volymerna blir ju en begränsning i sig. Vi upphandlar livsmedel åt åtta kommuner. Även om vi upphandlar till exempel ägg för sig, blir volymerna mycket stora. Men att vi har det här inskrivet i våra dokument ger oss möjlighet att tänka helt nytt.
Hur då?
Att dela upp upphandlingarna är en sak. Men vi har även infört ett dynamiskt inköpssystem för mindre inköp till enskilda enheter. Möjligheten att få sälja frukt till en enskild skola via systemet är ett exempel. Då pratar vi helt plötsligt volymer som även ett litet företag klarar av att hantera.
Kräver det mycket dialog med politiken för att det ska fungera?
Det är självfallet viktigt att den politiska ledningen och inköpsavdelningen går i samklang. Samtidigt måste det finnas respekt för varandras roller och kompetens. Jag ser att den dialog vi har inte alltid finns i andra kommuner och då fungerar inte helheten särskilt bra. Politiken behöver ha rätt kunskap för att kunna avgöra vilken övergripande riktning kommunen ska ta då det finns många strategiska frågor kopplade till de offentliga inköpen.
Hur går ni till väga internt för att säkerställa att rätt beslut tas?
Intern dialog och kontinuerlig utvärdering är avgörande. Vi måste fortfarande säkerställa att inkomna anbud motsvarar kommunens behov, och vi följer noggrant upp de upphandlingar som genomförs. Det är väsentligt att vi har tillgång till korrekt och uppdaterad information, så att beställarna inom kommunen kan göra väl underbyggda beslut.
Hur arbetar ni för att få in nya företag i upphandlingarna?
Vi lägger stor vikt vid att göra upphandlingsprocessen så tillgänglig och förståelig som möjligt. En del i det är vår regelbundna ”upphandlingsskola” varje höst och vår, där vi ger information till företag som inte är vana vid anbudsgivning. Vi diskuterar allt från hur man lämnar anbud till vad som händer efter att anbuden inkommit.
Vilka resultat har ni sett från utbildningarna?
Vi märker en ökning i antalet företag som lämnar anbud, särskilt från de mindre lokala företagen. Det stärker vår lokala ekonomi och ökar konkurrensen, vilket är fördelaktigt för kommunen.
Kan du ge ett exempel på hur ni förenklar för mindre företag att delta?
Utöver vad som redan sagts är intern e-handel och samordnad varudistribution två exempel. Genom e-handeln kan beställarna direkt göra inköp från avtalade leverantörer via kommunens webbshop utan att behöva tänka på vilken leverantör de väljer. De flesta kommuner har redan liknande system, men har man det inte är min uppfattning att det är något man bör överväga. Det gör det praktiskt möjligt för oss att ha uppdelade upphandlingar utan att det försvårar för vår egen verksamhet.
Vår samordnade varudistribution gör det mycket lättare för små leverantörer, eftersom de kan leverera sina varor till ett centraliserat ställe i stället för till många olika platser.
Ser du några specifika utmaningar framöver?
En utmaning är att alltid ligga steget före i att förutse kommunens och verksamheternas behov. Offentlig upphandling är en ständigt pågående process, så vi måste vara flexibla och innovativa. Jag önskar alltid att det fanns mer tid för dialog men tidspressen är tuff ibland.
Guide till ett bättre lokalt företagsklimat
Företagarnas Guide till ett bättre lokalt företagsklimat är en bok på 120 sidor som är skriven av Företagarnas expert på lokaltföretagsklimat och regelförenkling, Erik Östman.
Boken riktar sig till beslutsfattare, tjänstemän och företagare och förklarar hur kommunens agerande påverkar företagandet.