Offentlig upphandling är länken till affärer med offentlig sektor. Det genomförs offentliga upphandlingar till uppskattningsvis åtminstone 600 miljarder kronor årligen i Sverige. Det handlar alltså om en stor marknad där det finns affärsmöjligheter för enskilda, små företag. Kanske vill ditt företag vara med och lägga anbud och tävla om ett kontrakt med offentlig sektor?

Läs annons- och upphandlingsdokument

I så fall bör du förbereda dig. Det kan vara bra att utnyttja möjligheten att vända sig till upphandlande myndighet och be att få ta del av tidigare upphandlingar och upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag). Detta är nämligen offentligt material som alla kan begära ut.

Det är även möjligt att kontakta den upphandlande myndigheten och presentera sig och sin produkt då även höra med dem vilka kontrakt som finns och när de löper ut. I den mån den upphandlande myndigheten arrangerar informationsträffar om vad som är på gång inom upphandlingsområdet bör du givetvis gå på dem.

När upphandlingen väl genomförs annonseras de normalt i elektroniska annonsdatabaser (med undantag för direktupphandlingar, som inte behöver annonseras). Här hittar du annonsdatabaserna

Läs noga igenom upphandlingsdokumentet och de krav och villkor för kontraktets genomförande som uppställs. Bedöm om det verkar vara en intressant affär för ditt företags del.

Utforma anbudet

Om du vill vara med och tävla om kontraktet så ska du utforma ett anbud. Gör detta så bra som möjligt, utifrån vad som önskas i upphandlingsdokument. Skall-krav måste uppfyllas, bör-krav är det bra att uppfylla. Du tjänar inget på att skriva annat än det som efterfrågas.

Om något är oklart eller tveksamt så bör du kontakta upphandlaren! En sådan kontakt kan klargöra innebörden avupphandlingsdokumentet, så att du slipper göra onödiga feltolkningar. Det ger även den upphandlande myndigheten möjlighet att rätta till misstag och korrigera eventuella ogenomtänkta skrivningar. Det kan vara så att upphandlaren inte har tänkt på alla konsekvenser av de krav som uppställs i upphandlingsdokumentet.

Tänk på att du i offentliga upphandlingar blir bunden av ditt anbud under den tid som anges av upphandlande myndighet.  Om du vinner upphandlingen kan du alltså inte dra dig ur kontraktet.

Om det handlar om kontrakt som du inte har egen kapacitet att uppfylla bör du komma ihåg att det finns möjlighet att samarbeta med andra företag vid anbudsgivning. Det finns två sätt att göra detta, nämligen genom att

• åberopa annans kapacitet
• lägga gemensamt anbud

Läs mer om dessa samarbetsmöjligheter

Behov av sekretess

Begär sekretess för ev. känsliga uppgifter! Motivera varför det kan skada din verksamhet om uppgifterna lämnas ut. Att du begär sekretess innebär dock ingen garanti för att uppgifterna verkligen kommer att hemlighållas, men då har du i alla fall gjort vad du har kunnat för att peka på behovet av sekretess. Den upphandlande myndigheten kommer att göra en sekretessprövning och beslutar sedan om uppgifterna ska offentliggöras eller inte. Ett sådant beslut kan överklagas till kammarrätten.

Lämna in anbudet

Lämna in anbudet och alla bilagor i tid! Det finns inga möjligheter att komma in med nya uppgifter efter anbudstidens utgång i offentliga upphandlingar.