Så här fixar du flyt och lönsamhet
Gert Frick är specialist på att få jobbet att flyta lite bättre – att få ordning på flödet, att motivera medarbetarna att jobba mot gemensamma mål och att hålla leveranstider. Han har under större delen av sitt yrkesliv varit anställd hos fordonsjättar som Scania, Volvo Cars och Saab. Sedan några år tillbaka driver han sin egen verksamhet – och nu hjälper han allt från svenska byggbolag till norska fiskeriföretag att jobba smartare.
Men vad händer när man ger en storbolagsexpert uppdraget att fixa flytet (och därmed lönsamheten) i ett litet tillverkningsföretag i Småland?
Företagarnas ordförande i Torsås, Lena Ovesson, lockades av idén – och nu har Gert Frick tillbringat ett år med fem utvalda medlemsföretag.
Hitta Röda Tråden
När Gert Frick kliver in på ett företag första gången ställer han sig alltid samma fråga:
Vad är det som pågår här?
Han försöker se den röda tråden. Men det var inte helt enkelt i Torsås.
- Jag möttes av en stark vilja att tillverka och leverera samt ett stort kunnande hos medarbetarna. Men jag hade svårt att se systematiken i produktionen.
Med tydliga exempel från verkligheten, ackompanjerade av en trygg västgötska efter ett helt liv i Trollhättan, fick han småföretagarna i Torsås att lyssna. Och under ett helt år har Gert poängterat att även det lilla företaget kan tänka som ett storföretag.
- Hos Volvo Cars i Torslanda finns ett tydligt flöde som resulterar i en ny bil varje minut. Men det finns ju ett flöde även i det mindre företaget. Alla verksamheter är unika, men alla processer har likartade problem. Hur hittar vi dem, och hur kan vi synliggöra flödet? frågar han.
Lean expert
Under sina år i bilindustrin kallades han för Lean-expert, ett välkänt begrepp som handlar om att leverera bra varor och tjänster som möter kundernas förväntningar samtidigt som man med hjälp av rationaliseringar och effektiviseringar minimerar slöseriet av resurser. Men Gert gillar inte att kalla sitt arbete för Lean:
- Jag pratar hellre om hållbara processer, det har blivit så många avarter på Lean. En verksamhet som lyckas skapa hållbara processer får en bättre och tryggare arbetsmiljö och ett minskat slöseri.
De första mötena med Smålandsföretagarna handlade om att få dem att sätta ord på vad de ville åstadkomma med sina företag.
- Jag tjatade, och sa: Vad vill du kära vd? Som företagare måste du ha en vision om vart du är på väg. Ska du lyckas krävs ett mål som du målar upp för dina medarbetare. Du måste koka ner målet så att det blir relevant för dem som jobbar på golvet.
Mentala bilder
Gert uppmanar alla företagare, stora som små, att måla mentala bilder genom att ställa sig frågan: Varför gör vi det här?
- Jag tycker att man ska börja med värdeladdade ord som att ”vi ska bli den ledande leverantören av …” och sedan måste man sätta konkreta mål. Målen ska vara en aning utmanande. Det ska bli en inspirerande berättelse som ryms på en A4-sida.
Och Gert avråder från att sätta upp ekonomiska mål i just det här skedet.
- I stället för att styra en verksamhet med pengar så styr man med det som kostar pengar – och det är flödet.
Bäst i klassen!
Och så har de städat. Nu är det ordning i skåpen, och verktyg som inte har använts på åratal har gått till återvinning.
Nya processer och ett mer standardiserat arbetssätt har resulterat i att lagret hos PST snurrar snabbare än någonsin. Alla produktionsprocesser har fått sin egen visuella planering; därmed är det tydligt för alla vad som förväntas och när jobbet ska göras.
- Vi har gjort en rejäl förflyttning. Produktionen har ökat 50 procent med samma antal anställda, samtidigt som lagret inte har ökat – utan är betydligt mindre.
- Leveransprecisionen har förbättrats och ligger nu stabilt på över 97 procent. Våra kunder får sina produkter i tid, och vi ser till att få betalt i tid av dem, säger Kristofer.
PST ingår i Lagercrantz, en börsnoterad företagsgrupp som består av ett 70- tal olika teknikföretag i nio länder. Även ägarna har uppmärksammat framgångarna i Torsås.
- Vi har fått utmärkelsen som det bolag som visar upp den bästa utvecklingen inom hela gruppen, säger Kristofer.
Delaktighet på riktigt
Gert Frick poängterar att delaktighet på riktigt är när du förutsätter att medarbetarna löser de problem som uppstår. Falsk delaktighet är när en stab har tänkt ut hur man ska jobba, medarbetarna får ha synpunkter, men allt är redan bestämt högre upp i organisationen.
- Mindre företag har ofta en fantastisk tillgång i lojala medarbetare som sitter på mycket kunskap. Utmaningen är att få ur dem kunskapen – och omsätta den till delaktighet som förbättrar processerna. Du måste ha en riktning som gör att gänget känner ”yes, vi är på väg någonstans, och vi är viktiga på den här resan”.
Har du personalen med dig?
De flesta företagare är medvetna om att de måste involvera sin personal, men det är inte alla företagare som ser om de har med sig personalen eller inte.
- Orsaken till att många företagsledare misslyckas med att få med sig medarbetarna på tåget är att de tillbringar alldeles för lite tid ute i sin verksamhet.
För att förstå var ditt företag befinner sig just nu måste du samla fakta. Fakta samlar du genom att tillbringa tid där det händer. Är det en fysisk process måste du se den och följa den. Du måste betrakta det som händer – och förstå vad som händer. Gert Frick menar att den som tar sig tid att observera blir belönad.
- När du har satt upp ett mål så går du ut och observerar nuläget. Jag har aldrig träffat någon chef som inte har blivit förvånad över de insikter man vinner genom att betrakta sin verksamhet.
Studera flöden
Det handlar om att beskriva hur det ser ut. När du har studerat dina flöden tillräckligt länge kan du utmana dig själv och peka ut problemen. Det handlar om att lösa de problem du ser.
Men det är just i det här skedet som de flesta företagare gör misstaget och drar långtgående slutsatser redan efter en kort stund i verkligheten.
- Du ska inte stå en kvart och kolla på vad som händer, utan hela dagen. Då kommer du att uppleva positiva samtal med dina medarbetare ute i verksamheten. Samtal som ger medarbetarna möjlighet att peka på problem och utmaningar – och hur ni tillsammans kan åtgärda dem för att få ett bättre flöde.
Företagarnas projekt i Torsås inkluderade fem olika tillverkningsföretag i området och vid varje mötestillfälle tillbringade gruppen en heldag vid ett av de deltagande företagen.
- När vi började projektet i Torsås var jag orolig att tiden skulle vara för kort för att kunna åstadkomma några förändringar, men jag blev snart imponerad över kursdeltagarnas engagemang, och det resulterade i att jag såg genombrott ganska snart.
Nya insikter
Torsåsföretagarna fick i uppdrag att samla in fakta om hur verkligheten såg ut på sina respektive företag, ett arbete som resulterade i helt nya insikter.
- Jag upplevde att de relativt snabbt kunde beskriva var de befann sig just nu – och i vilken riktning de ville gå med sina företag. De satte av ordentligt med tid för att betrakta sina verksamheter, att försöka se den röda tråden, och samtidigt identifiera det som inte fungerade. De upptäckte dålig ordning, folk som kom och gick lite hur som helst och brist på självdisciplin.
Men resan mot en smidigare arbetsplats med bättre flyt kan stöta på problem.
- Det som kanske har varit svårast är att synliggöra och visualisera hur arbetet ska gå till. När jag går till jobbet som operatör ska jag veta vad som förväntas av mig i dag, och jag ska veta var jag befinner mig. Du vinner oerhört mycket på att alla vet vart vi är på väg.
Gert Frick pekar på hur viktigt det är att hitta rutiner i ditt företag som bidrar till att skapa en arbetsplats där det är lätt att göra rätt.
- Fortsätt att bygga en struktur, kanske med hjälp av regelbundna morgonmöten som bidrar till att alla är med på tåget. Håll liv i dialogen och vässa målen.
Blir jobbet aldrig klart?
- Nej, när du har en problemfri verksamhet så har du problem. Det är livsfarligt om du tror att jobbet är färdigt. Då måste du ta nya steg.
Och det finns en tydlig belöning för den som lyckas:
- Jag brukar säga att du kan få ut 30 procent mer av din styrka alldeles gratis. Men framgången hänger på dig som företagare och ledare. Se till att planen inte fastnar på ditt vd-rum.
Lena Ovesson, initiativtagare till projektet, hoppas att fler företagare väljer att jobba tillsammans för att hitta lösningar på gemensamma utmaningar:
- Min erfarenhet från det här året är att medlemmar kan utveckla varandra, hitta nya lösningar – och framför allt – skapa starkare företag. Det har varit en otroligt inspirerande resa.
En medlemsförmån som ger resultat
- I dessa osäkra tider där företag ser minskad efterfrågan och ökade kostnader är Lean ett sätt att öka konkurrenskraften, minska onödiga kostnader och samtidigt behålla engagerade medarbetare, säger hon.
Tillsammans med sin förening och Gert Frick har hon fått lokala tillverkningsföretag, kommunen och media att uppmärksamma vikten av samarbete.
- Vi har haft högt i tak i alla våra diskussioner och övningar, deltagarna har pushat varandra och visat stort förtroende. Projektet avslutades vid årsskiftet, men det lever vidare genom frukostmöten och gemensamma studiebesök.
De fem företag som har ingått i projektet är PST, Spinova, TM Tube Systems, SöderPort och Guldbolaget.
3 steg som ger bättre flyt
1. Du behöver en vision och ett mål. Beskriv var du vill vara.
2. Var befinner du dig just nu? Det handlar om att samla fakta. Fakta samlar du genom att gå dit där det händer. Är det en fysisk process måste du se den och följa den. Du måste betrakta det som händer och förstå vad som händer.
3. Efter de två första stegen upptäcker du att det finns en skillnad mellan var du vill vara och var du befinner dig just nu. Det kanske handlar om dålig ordning, att folk kommer och går lite hur som helst eller brist på självdisciplin. Det är nu som du och dina medarbetare ska börja med problemlösning på riktigt, ta små steg och stäm av.