Ett exempel: En kund fakturerade ca 200 fakturor vid varje fakturatillfälle. Detta skedde tre gånger per månad. Varje fakturering gjordes manuellt och tog ca 25 – 30 timmar. Företaget fick ut en lista i Excel på underlag för varje faktura.

Genom att bygga en integration mot bokföringen som möjliggjorde inläsning av excelunderlagen kunde faktureringen automatiseras. Fakturorna skickades sedan elektroniskt till företagets kunder. Idag tar faktureringen cirka två timmar per tillfälle, en betydande besparing.

Checklista för effektivare fakturering:

1. Hur fakturerar du idag och var kommer indatan ifrån?

2. Koppla indatan till fakturor genom att bygga integrationer, antingen mellan två system eller ta ut en lista i t ex Excel från ditt försystem som sedan via en integration kan läsas in i faktureringssystemet (dvs bokföringen).

3. Har ditt befintliga system en integrationslösning till bokföringen? Om ja, kontakta leverantören och se hur man kommer igång. I många fall finns det redan en integration mellan andra system men man vet inte om det samt tycker inte att det tar så många timmar att fakturera.

4. Effektivisera utskicken av fakturan, använd mejl direkt från bokföringssystemet. Sparar både miljö och porto.

5. Använd din tidsbesparing till att följa upp att kunderna betalar i tid. Kan du fakturera snabbare så kan kunden betala tidigare och bolagets likviditet blir bättre!

Läs även: Checklista mot långa betaltider

Se också till att du får dina leverantörsfakturor digitalt. Då kan du godkänna/attestera och betala direkt på webben. Du har alltid tillgång till dina fakturor, du kan enkelt få ut statistik inför en ny upphandling med en leverantör. Du kan även smidigt se vilka dina största leverantörer är.