headphones newspaper video-player
Corona-pandemin Artiklar för företagare

Dialog och uppföljning grunder för lyckade upphandlingar

Vikten av dialog blev ett centralt samtalsämne när Företagarna samlade experter på området offentlig upphandling, för att i en livesändning svara på medlemmarnas frågor.

I panelen satt Eva-Lotta Löwstedt Lundell, vd SKL Kommentus, Magnus Johansson, konkurrens- och upphandlingsexpert Företagarna och Rikard Jermsten, generaldirektör Konkurrensverket.

Programmet, som du kan se i efterhand överst på sidan, leddes av Företagarnas vd Günther Mårder tillsammans med sidekicken Amanda Svensson.

En fråga som tidigt avklarades var den huruvida en kommun kan och får gynna det lokala näringslivet på orten. Hur ligger det till?

— Den här frågan får jag väldigt ofta, svarade Magnus Johansson, som i ett halvår under en turné pratat offentlig upphandling med företagare och kommuner landet över.

— Svaret är nej. Hela syftet med lagstiftningen är att öppna upp så att den inre marknaden kan få sin fulla effekt, säger Magnus Johansson. Men med det sagt så handlar det om att man ska öppna upp för en så stor konkurrens som möjligt, för leverantörsmångfalden och på det sättet kan man också inkludera det lokala näringslivet.

Skapa rätt förutsättningar för att få med lokala näringslivet

—"Vi väljer att handla lokalt", hör man ju dock ofta ute i kommunerna. Men den sloganen kan inte offentligheten ta alltså? frågade Günther Mårder.

Rikard Jermsten konstaterade att det inte går att ge någon fördelar, men om man konstruerar upphandlingarna annorlunda så går det att skapa goda förutsättningar för att fler ska kunna medverka.

— Lägger man upphandling av bananer och potatis i samma korg, då blir det svårt för en lokal aktör som kanske är specialiserad att medverka, exemplifierade han.

Om man inte kan lägga ett anbud själv, kan man genom att samverka med andra företag indirekt komma åt offentliga upphandlingar?

Rickard Jermsten påpekade att konkurrenslagen i stort är emot att företag samarbetar. Men det finns ändå möjligheter. 

— Om man exempelvis inte kan medverka var och en för att kontraktet är för stort och man inte har möjlighet att leverera, då kan det finnas förutsättningar att samverka genom att vara underleverantör eller ha ett gemensamt anbud. Det gäller att göra det på ett lagligt sätt bara, och där kan vi hjälpa till vid behov, svarade Rikard Jermsten.

Bristande uppföljning

Vilka är de vanligaste felen hos upphandlande myndigheter?

– Kopierade förfrågningsunderlag är ett stort problem, att man använder gamla underlag till nya upphandlingar. Ett annat problem är dålig framförhållning. Man kommer för sent in och har inte förberett sig, vilket kan leda till otillåtna direktupphandlingar. Sedan finns en brist på avtalsuppföljning. Det är nödvändigt för att kolla att det är seriösa leverantörer, minska korruption och se att man får vad man betalar för, svarade Rikard Jermsten.

– Upphandlingsmyndigheten uppskattar att 70 procent av alla underlag är kopierade, det är katastrofalt. 

Finns det något organ som tittar på att upphandlingar följs, som kontrollerar i efterhand?

— Avtalsuppföljningen är ganska dålig. Det finns inget organ som har det som specifik uppgift. Men för en fungerande affär är en nödvändig komponent. Vi och upphandlingsmyndigheten och flera andra har fokus på detta, och regeringen tittar också på detta, sade Rikard Jermsten.

—  Vi lägger mycket resurser på uppföljning. Det är en tillits- och förtroendefråga, vi vet hur mycket tid man lägger ner på att lägga ett anbud. De upphandlande myndigheterna som använder våra ramavtal behöver detta, inflikade Eva-Lotta Löwstedt Lundell.

— Man får inte ens ställa krav som inte kan följas upp, inflikade Företagarnas Magnus Johansson. Det är helt grundläggande för en bra och schysst konkurrens. 

En frågeställare upplever att samma företag vinner en upphandling av en specifik tjänst gång, på gång. "Jag upplever att det nästan är uppgjort"

— Vi ser sådana mönster, helt klart, sade Rickard Jermsten. Det kan vara korruption, Vi utreder dock inte korruption, det lämnar vi över till polisen. Men det kan också handla om att kravställningen, medvetet eller ej, är konstruerad så att det på orten bara finns en enda leverantör som faktiskt passar. Har man misstankar om felaktigheter har vi ett visselblåsarsystem där man anonymt kan kontakta oss.

En annan fråga handlade om det är klokt att “bråka” till sig ett anbud, exempelvis genom att överklaga. "Kan jag som leverantör få konsekvenser för det?"

— Jag reagerar lite på ordet “bråka”, sade Magnus Johansson. Ofta finns det ju ett legitimt skäl om man reagerar på ett anbud. Är det värt risken att ge sig in i en domstolsprocess, får företagaren fundera på. Jag tycker det är en bra möjlighet att man kan överpröva, det är ju ett komplement också till Konkurrensverkets tillsynsarbete. 

Missnöjd? Du kan begära överprövning

Hur gör jag som företagare om jag är missnöjd med kommunens beslut?

— Om det är i en upphandlingskontext kan man begära överprövning. Är man inte nöjd med vad förvaltningsrätten sedan beslutar kan man överklaga detta också.

— Som förlorande anbudsläggande tycker jag först man ska be att få en förklaring kring varför man inte vann anbudet, tipsar Magnus Johansson, för vi behöver få igång dialogen och kanske kan undvika vissa överprövningar.

Kan Företagarna hjälpa till om man vill göra en överprövning?

— Ja rådgivningen kan hjälpa dig kostnadsfritt med tips och råd. Vill du att Företagarna ska företräda dig i den rättsliga processen har du som medlem väldigt förmånliga priser, tipsade Magnus Johansson. 

En frågeställare är "inte så van att lägga anbud". Kan man se hur andra formulerat sina anbud för att lära sig? 

— Stövla in på kommunen och begär ut handlingarna från tidigare upphandlingar. Du får kanske inte ut allt, en del kan vara sekretessbelagt, men det du får ut kan nog vara tillräckligt för att lära dig hantverket, sade Magnus Johansson. 

Våga ifrågasätta konstiga krav

Vad har ni för medskick till företagare som vill kunna vara med och lägga anbud?

– Dialog, våga prata med myndigheterna. Ifrågasätt konstiga krav. Håll dialog även efter upphandlingen och kräv att man motiverar varför man inte delar upp upphandlingen, svarade Rikard Jermsten.

Eva-Lotta Löwstedt Lundell lyfte vikten av att ta tillfället i akt och gå på träffar där det offentliga bjuder in det lokala näringslivet.

– Läs på och ta reda på vilka behov som finns, eller ta egna initiativ till frukostseminarier för att ta reda på vad kunden behöver. Ställ också mycket frågor när det kommer ett underlag så du vet vad de behöver!

Magnus Johansson samlade sina tips i tre punkter.

– Presentera din affärsidé för kommunen, sälj in dig. Ta vägen via direktupphandlingar och lär dig hantverket. Och om kraven är för tuffa för dig enskilt, ta hjälp av andra företagare och samarbeta – inom lagens ramar förstås.

Räkna ut kostnaden för ditt medlemskap