Bra dialog när byggföretag mötte upphandlingsenheten

-Hej Eva-Karin, varför var denna träff så viktig?

-Företagarna i Örnsköldsvik har jobbat särskilt med upphandling, för att förenkla för företagen att vara med så att kommunen får in fler anbud på sina upphandlingar och för att fler företag ska ta chansen att göra affärer med kommunen. Många företag har signalerat att det är för krångligt att svara på anbud, tar för lång tid, kommunen går endast efter lägst pris, och det kan man inte leva på.  Vi har bjudit in och tillsammans med upphandlingsenheten genomfört samma typ av möte med olika branscher inom byggsektorn, berättar Eva-Karin.

Samtal för bättre upphandling

På plats var upphandlingschefen Jens Hannemann, fastighetschef Patrik Palm, tre upphandlare och ett gäng företagare. Träffen resulterade i ett öppet samtalsklimat där funderingar och förslag kunde lyftas. Bland annat fördes dialog om att upphandlade priser i ramavtalen är orimligt låga vilket gör att få företagare kan räkna hem en sådan affär.

-En snickare kostar strax under 400 kronor per timme för företaget, ett timpris under det är alltså inte rimligt men de som vinner avtalen är avsevärt billigare än så, berättar Eva-Karin.

Kommunen uppgav att de återkopplar till företag som lämnar anbud under marknadspris och uttryckte att företagen själva uppger att de räknat på jobbet och ansett sig ha råd.

-Det är inte olagligt att gå back. Man kan inte i upphandlingen lägga ett minipris, säger en av upphandlarna på plats. 

Orimligt låga priser

Företagen på plats uttryckte också en önskan att utöka antalet företag som levererar på ramavtalen. Idag är det runt tre företag som kan få jobbet, detta skulle kunna bli fem till sex möjliga företag för mellanstora jobb. En annan fråga som lyftes var indexprisjusteringar. I samband med de skenande bränsle och materialpriserna har företagen svårt att stå den prisskillnaden från avtalsskrivning till fakturering.

Här lyfte företagen på plats också in att kommunen utifrån miljöaspekten borde prioritera företagare som geografiskt ligger närmare uppdragen och att det vore bra med en tidsmall för vissa arbeten som kunde stämmas av mot fakturering.

Från företagens sida fanns också en önskan att kommunen ska använda sig av s.k. DIS-upphandling. DIS är en elektronisk metod för upphandling. Metoden har likheter både med förnyad konkurrensutsättning och vanliga upphandlingar enligt selektivt förfarande. Dock finns det en stor skillnad mot vanligt ramavtal: systemet är öppet för alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna under hela giltighetstiden. Leverantörsantalet får därmed inte begränsas*.

Enligt kommunen har man tittat på möjligheterna till DIS men uppgav att detta skulle ta mer tid och att man saknar resurser.

Många kommuner har långa kravlistor vid upphandling, att dessa följs upp är däremot mindre vanligt. Frågan om uppföljning görs under byggtiden ställdes av företagen på plats.

– Ja, det är viktigt att som beställare vara på plats under byggtiden, kommunen har täta kontakter med projektledare och är ute och gör besök på jobben. Det är dock en resursfråga, säger Jens Hanneman. 

När vi möts skapas förståelse

Att företagare och tjänstemän möts är en viktig pusselbit för att skapa en förståelse för varandras utmaningar och verksamheter. Man får en djupare förståelse för varandra och bygger relationer som gör det lättare att ta kontakt för att lösa problem. En utmaning från kommunens sida är att antalet tjänstemän som arbetar med upphandling är för få vilket begränsar tiden till kreativitet och ofta stannar arbetet vid att man stämmer av lagkraven.  

-Företagen är vana att tänka fritt och vara kreativa så den här typen av träffar när man gemensamt resonerar för att hitta möjliga lösningar är jättebra, säger Eva-Karin.

Företagarna Örnsköldsvik planerar en uppföljningsträff med byggföretagen där kommer också kommunen att presentera sin kommande upphandling där de företagen får vara med och tycka till i realtid. Vi välkomnar alla företag inom bygg att delta på den träffen, håll utkik efter inbjudan på vår webbplats och i din e-post! Läs om Företagarnas småföretagarvänliga upphandlingspolicy här. 

*Källa: Adda