Företagarna Göteborgs styrelsemedlem Willem Fock driver Wobot Creative Software AB som utvecklar sociala verktyg, samarbetsplattformar och korrekturverktyg. Han har varit företagare sedan 19-års ålder och startade sin resa med att erbjuda ljusteknik för teatrar, artister och nattklubbar: ett möte mellan tekniska och konstnärliga färdigheter.
Sedan dess har han gjort en förflyttning mellan branscher, jobbat i många kreativa team och tagit med sig en stor generell lärdom. Projekt drivs ofta ineffektivt. Och det går att göra något åt det.
”Jag tror att de flesta inte ser vilka processer som tar onödig kraft och som skulle kunna stöttas med digitala verktyg. Man vinner oerhört mycket på att få projekt genomförda på utsatt tid, med uppnådda mål, inom planerade resurser och utan att folk arbetar ihjäl sig. Stress skapas väldigt sällan av deadlines. Den skapas när man saknar koll och kontroll”, säger Willem Fock.
Det här är hans tre tips på processer som kan förenklas betydligt med hjälp av digitala verktyg.
Tips 1. Minska antalet avstämningsmöten
Det är standard med många avstämningar i projektgrupper, de flesta av dem centrerade kring den ständiga frågan: Hur långt har vi kommit? Föreställ dig att man istället strukturerar upp projektet i en gemensam digital plattform. Den visar tydligt i realtid hur långt processen är gången, vem som hittills gjort vad, och inte minst vem som har bollen för varje pågående åtgärd. Med det stödet kan man antingen hålla färre möten eller ägna dem åt att lyfta arbetet ytterligare en nivå, snarare än att gång på gång kontrollera grundläggande uppgifter.
Tips 2. Distanssamarbeta som om ni satt i samma rum
I dag är det vanligt att projektdeltagare arbetar från olika kontor, olika orter eller länder: inte minst i hemarbetets era, efter pandemin. Fast om den smidigaste kommunikationen mellan människor uppstår när man sitter i samma rum, då behöver verktygen överbrygga detta. Ju mer information som ska överföras på distans eller genom skriftliga dokument, desto större blir utrymmet för feltolkningar. Men med ett socialt verktyg kan gruppmedlemmar förklara detaljer lika enkelt som om de satt bredvid varandra. Exempelvis går det att peka, markera och kommentera löpande i exempelvis ritningar texter, bilder eller rörligt material.
Tips 3. Minimera den manuella administrationen
I många projekt läggs oerhört mycket tid på onödiga administrativa uppgifter. Oftast innehåller projektet en stor mängd generiska händelser som ska följa samma rutin. Låt ett projektverktyg hantera det och att registrera händelser och tidpunkter. En projektdeltagare kan ladda upp ett material som ska granskas via enkel drag-and-drop. Systemet registrerar vem som gjort vad och när, skapar notiser och skickar automatiskt skrivna mailmeddelanden och länkar till den person som ska granska och återkoppla. Låt modern teknik automatisera administrationen.
