Tvinga inte företag att scrapbooka

Bokföring kallas för företagandets språk. Den som inte har koll på det blir inte framgångsrik i sitt företagande. Dessvärre har det gått slentrian i Bokföringslagens regelverk. Otidsenliga krav på att behålla räkenskapsinformation i ursprunglig form innebär att papper måste sparas i åratal – helt i onödan.

− Företagarna måste tillåtas utnyttja de digitala fördelarna som finns tillgängliga i dag för att frigöra både tid och kapital så att de kan fokusera på det som är viktigt: tillväxt och jobbskapande, säger Petra Örjegren som är vd för ekonomibyrån Stabilisator.

Sverige ligger efter

En ny rapport som beställts av bland annat Företagarna (se faktaruta) har analyserat vilka kostnader lagkravet på hantering av räkenskapsmaterial som kommit in i pappersform medför. Studien har gjorts av konsultföretaget Trinovo och undersöker hantering av dels inkommande pappersfakturor, dels reseräkningar, inklusive hantering av underliggande papperskvitton.

− Många länder har redan slopat krav på att behålla pappersverifikat. Vi är på efterkälken här, trots att många tror att Sverige ligger i framkant i digitaliseringen, säger Helena Fond, Företagarnas expert på regelförenkling.

5 700 heltidsjobb

Rapporten uppskattar kostnaden för lagkraven genom att beräkna tids- och resursåtgång enigt den så kallade standardkostnadsmodellen. Sammantaget bedöms den totala kostnaden för att bevara räkenskapsmaterial i ursprunglig form enligt kraven i Bokföringslagen uppgå till 3,9 miljarder kronor per år. Översatt till arbetskraftskostnad handlar det som kostnaden för drygt 5 700 heltidsjobb.

− Att våra jobbskapare lägger så mycket av sina resurser på ett föråldrat regelverk är skadligt för hela vårt samhälle, säger Petra Örjegren. 

Scrapbooking inget för företag

Kostnaderna uppstår i administrativa processer och arkiveringsuppgifter som bara måste utföras på grund av att lagen inte hängt med i den digitala utvecklingen. I princip alla företag som deltagit i studien överför pappersinformation till digital form för att behandla dem i bokföring och redovisningssystem. En vanlig kommentar är att anställda har svårt att förstå varför man först ska skanna och redovisa verifikat för att sedan också behöva skicka samma verifikat på papper till ansvarig person inom företaget.

− Scrapbooking kan vara trevligt pyssel, men att tvinga företag att pilla med kvitton och papper i pärmar som ska arkiveras i åratal när all information redan finns digitalt är direkt stötande, säger Helena Fond.

Priset för otidsenliga regler

Sedan ett år tillbaka utreds frågan om att modernisera Bokföringslagen av utredningen Enklare regelverk för mikroföretagande och en modernare bokföringslag. Helena Fond tillsattes i höstas som en av utredningens experter.

− Vi vill att rapporten om kostnaderna behäftade med hanteringen av räkenskapsmaterial i pappersform ska ge utredningen en så korrekt bild som möjligt av den otidsenliga lagstiftningens pris, säger Helena Fond.

Petra Örjegren betonar att det är viktigt att lagstiftningen moderniseras så fort som möjligt.  

− För att Sveriges företag ska fortsätta att vara konkurrenskraftiga i ett större sammanhang behöver vår lagstiftning bli mer anpassad till dagens digitala verklighet, säger hon.