headphones newspaper video-player
Corona-pandemin Artiklar för företagare

Guide: Så får du hemmakontoret att fungera

Alla som kan uppmanas att jobba hemifrån. Plötsligt sköts stora delar av företagarsverige från köksbord och vardagsrum. Vad krävs för att det ska fungera? Karin Zingmark, expert inom digital kommunikation och ledarskap, tipsar.

Om arbetet utförs i slips eller mjukisbyxor, i hemtrevligt kaos eller först när diskmaskinen är urplockad, det är egentligen ganska oviktigt. Förutsatt att man vet vad som ska levereras får var och en hitta sina förutsättningar för att det ska fungera. Det som räknas är resultatet. Viktigare är att medarbetarna har koll på de digitala verktyg som krävs.

– De flesta företag har både hårdvara och mjukvarulösningar som gör att medarbetarna kan jobba hemifrån. Utmaningen är oftast inte det tekniska, utan att det saknas rutiner för hur man samarbetar digitalt. Var sparar vi saker? Vilka verktyg använder vi för vad? Han man inte tänkt igenom det där på ett strukturerat sätt kan det skapa stress, säger Karin Zingmark.

karinz737.pngDistansarbete har alla förutsättningar att fungera bra även i mindre företag, anser hon. Ibland till och med bättre än i stora.

– Små företag har ofta bättre koll på sitt varför, sina värderingar, sitt mål och vem som gör vad. I mindre grupper har man dessutom större möjligheter att få ihop teamet och skapa sammanhållning. Saknas resurser att investera i dyra lösningar finns det en uppsjö av smarta, billiga eller till och med kostnadsfria varianter såsom Zoom och Google Hangouts för möten. Se bara till att tänka ett extra varv kring säkerheten, som kan vara något knapphändig i gratislösningar, säger hon.

Men att jobba hemifrån kräver en annan typ av disciplin och en ökad tydlighet. Som alltid, fortsätter hon, handlar det om att ledningen måste agera förebild. Saknas rutiner får man skapa nya.

”Se denna tid som ett tillfälle att lära om och lära nytt”

– Oavsett vilka digitala verktyg man använder måste det finnas en tydlighet kring hur man kommunicerar, hur vi delar information internt och hur vi använder molnet så att vi inte skapar tidstjuvar genom att fylla varandras mejlboxar med frågor och dokument i olika versioner. Varför inte använda chatten eller telefonen för de där enkla snabba frågorna som vi annars tar upp vid kaffeautomaten, så vi inte hamnar i mejlharangträsket, säger hon.
När personalen lämnat kontorets gemenskap med småsnack över lunch eller fika är det också viktigt att bibehålla den sociala kontakten.

– Ett morgonmöte via Skype, Teams eller Zoom där man stämmer av vad som är på gång är ett bra sätt att få in de dagliga rutinerna och kan samtidigt skapa lite kaffeautomatskänsla. Jag har redan börjat se exempel på folk som tar en digital fikapaus, födelsedagsfika eller en afterwork via Microsoft Teams. Vi måste inte distansera oss socialt bara för att vi gör det fysiskt. Glöm inte att ha kul. Många som jobbar hemma saknar interaktionen med sina kollegor. Det måste vi vara medvetna om och ta tid för.

När alla möten blir digitala krävs också ökad disciplin och tydligare struktur, fortsätter Karin:

– Förutom att se till att alla har tillgång till mötesagendan och protokoll från tidigare möten kräver det digitala mötet en tydlig moderatorroll. Se till att alla checkar in, ta gärna ett virtuellt varv runt bordet så att alla känner sig inkluderade. Följ agendan, summera diskussionen och identifiera om beslut fattats. Även om videofunktionen är på är det mycket vi formulerar och uttrycker med kroppsspråket som försvinner när vi inte möts fysiskt.

Karins tips när jobbet ska skötas hemifrån:


1. Var strukturerad med vilka digitala informations- och samarbetsytor som används.
Var sparas dokumenten? Har vi rutiner för att jobba i molnet? Vem har tillgång till vilken information? Har vi sociala forum som ersätter fikasnacket?

2. Styr upp era online-möten.
Finns förutsättningar för uppkoppling, ljud, kamera och delad presentation? Var mån om att alla inkluderas och får komma till tals. Tänk på att moderera samtalet, sammanfatta diskussioner och summera beslutspunkter under mötets gång.

3. Vett och etikett.
Var omtänksam när du mejlar. Behövs mejlet? Använd chatten eller telefonen för snabba frågor i stället för att fylla kollegornas mejlboxar. Om du mejlar – var tydlig och skriv gärna en uppmaning redan i ämnesraden.

4. Glöm inte ha kul!
Använd sociala medier för att umgås. Se det som ett virtuellt fikarum. Och se denna tid som ett tillfälle att lära om och lära nytt. Vem vet, du kanske hittar helt nya och mycket bättre sätt att samarbeta med dina kollegor och bygga relationer både internt och externt.


Text: Susanna Lindgren.

Räkna ut kostnaden för ditt medlemskap