Så får du kommunen som kund

Hamid och Mohammad Khanahmadi minns fortfarande den härliga känslan när Sorsele kommun valde att köpa tolktjänster från brödernas nystartade bolag. Det var den första riktiga affären – och ett startskott till vad som skulle komma att bli en framgångsresa genom Sverige.

Under företagets första år sökte bröderna uppdrag längs hela Norrlandskusten och de riktade sina säljinsatser mot kommuner. Sakta men säkert fick de fler uppdrag som alla klassades som direktupphandlingar. Brödernas bolag, Tolkresurs Sverige AB i Sundsvall, har under åren vuxit till en av Sveriges största tolkförmedlingar och en milstolpe var när bröderna blev valda till Årets Företagare i Sverige 2018.

– Direktupphandlingar var oerhört viktiga i uppbyggnadsskedet av vårt företag, de gav oss värdefulla referenser som vi kunde använda i vårt fortsatta försäljningsarbete mot kommuner, myndigheter och privata uppdragsgivare.

I dag deltar Tolkresurs i relativt få direktupphandlingar och fokuserar i stället på att delta i större offentliga upphandlingar av tolktjänster.

Magnus Johansson är Företagarnas upphandlingsexpert och han rekommenderar fler medlemsföretag att satsa på direktupphandlingar.

– Direktupphandlingar är en förträfflig möjlighet för våra medlemmar, kanske först och vana att göra affärer med offentliga inköpare. Det är ett bra sätt att komma in på marknaden, att lära sig hur det är att bli leverantör till kommuner och andra myndigheter.

– Och precis som Tolkresurs har jobbat så är direktupphandlingar ett bra sätt att skala upp verksamheten och därmed få möjlighet att vara med och tävla om större offentliga upphandlingar.

"En förträfflig möjlighet för dig som företagare"

Men vad är en direktupphandling?

– Det är ett inköp som en kommun kan göra utan att uppsöka konkurrens på marknaden. En direktupphandling resulterar i ett avtal som kommer att innehålla en del förutsättningar och villkor, men affären är inte alls lika formbunden som en regelrätt offentlig upphandling.

Hur får jag reda på vilka direktupphandlingar som jag kan delta i?

– En del kommuner annonserar sina direktupphandlingar på sin egen hemsida eller i en annonsdatabas som kommunen länkar till. Vissa kommuner är föredömliga och publicerar en upphandlingsplan som gör att leverantörer får en överblick om vilka upphandlingar som kommunen avser att annonsera under kommande år. Detta är mycket uppskattat av leverantörer som då kan se till att de har kapacitet att lämna anbud när kommunens behov annonseras.

Hur ska jag komma igång?

– Prata med kommunens inköpsavdelning eller den inköpsansvarige och berätta vilka varor och tjänster som du kan erbjuda. Till skillnad från offentliga upphandlingar, där det finns regler för hur du får kommunicera med den upphandlande myndigheten, så finns det inga begränsningar när det handlar om direktupphandlingar. Det är bara att prata på.

Kan jag delta i direktupphandlingar i alla kommuner?

– Absolut, du och ditt företag kan kontakta hur många kommuner som helst.

Finns det några vanliga missförstånd?

– Ett vanligt missförstånd är att direktupphandlingsgränsen är per leverantör, men så är det inte. Beloppet avser själva tjänsten i sig. En kommun kan alltså upphandla måleritjänster för 615 312 kronor per år, men blir det mer än så ska inköpet konkurrensutsättas enligt lagstiftningen.

Vilka problem kan uppstå?

– Jag upplever att det kan uppstå problem när kommuner har delegerat direktupphandlade inköp till sina förvaltningschefer. Då har cheferna i respektive förvaltning mandat att själva ingå avtal utan att dessa behöver kommuniceras upp i organisationen. En konsekvens av detta är att inköpsavdelningarna inte alltid vet vad som köps ute i förvaltningarna.

Hur kan man förbättra dialogen mellan lokala företagare och kommunen?

– Det är viktigt att företagare och kommuner träffas och pratar om upphandling, att man kan föra en dialog och öka tilliten. Att man kan komma fram till gemensamma lösningar.

Några föredömen?

– Jag tycker att Lidingö kan lyftas fram som ett bra exempel. Kommunen har en så kallad avtalstrohet på 96,5 procent, vilket betyder att kommunen följer sina upphandlade avtal nästan fullt ut. Det kan kanske låta som en självklarhet men det är långt ifrån så. Den höga avtalstroheten visar att Lidingö har koll på sina inköp och vilka leverantörer de ska använda sig av, avslutar Magnus Johansson.