Så gör du en budget som håller

De flesta företag gör en budget – men många gånger dröjer det inte mer än några månader innan den har spruckit.

– Ofta är den för optimistisk på intäktssidan och kostnaderna är för låga, säger Boo Gunnarson, företagarexpert hos it-företaget Visma.

Han råder ändå företagare att göra en budget. Ibland är den ett måste, till exempel när man ska registrera sig för F-skatt.

– Utan en budget vet jag inte om jag gör rätt eller fel, säger han.

Men det förutsätter att den följs upp löpande.

– Om du inte följt upp budgeten förrän i december kan du leva farligt.

Lättast att påverka är i regel kostnaderna. Inköp och investeringar kan bromsas och avtal ses över. Fasta kostnader kan förvandlas till rörliga genom exempelvis leasing av bilar.

Intäkterna är ofta svårare. Att styra om verksamheten om man har missbedömt marknaden är inte gjort i en handvändning. Men vissa saker kan vara lättare att påverka, exempelvis företagets prissättning.

Företagare som är upptagna av att sköta verksamheten kan missa att fakturera i tid, konstaterar Boo Gunnarson. Han har själv sett exempel i byggbranschen där ett företag gick i konkurs för att de fakturerat för sent.

För byggföretag kan det vara livsviktigt att delfakturera större jobb om de ska betala sina egna leverantörer inom max 30 dagar.

– Du kan inte bygga ett helt hus och fakturera efteråt.

Faktureringen kan underlättas med digitala fakturor – då kommer de iväg snabbare. Han rekommenderar företagare att göra en likviditetsbudget, där man ser flödet av pengar ut och in på företagets konton. Den som byggt upp en moms- eller skatteskuld kan för stunden ha gott om pengar på kontot men hamna i likviditetsproblem när pengarna ska in.

– Likviditetsbudgeten hjälper dig att i god tid kontakta banken när du ser behov av att öka krediten, säger Boo Gunnarson.

Det går att minska osäkerheten i en budget – men helt kommer man inte ifrån den. Ett sätt att hantera riskerna är att jobba med olika utfall. I det värsta scenariot kan man skissa på icke påverkbara kostnader, som exempelvis lokalhyror, och säkra intäkter som bygger på långsiktiga avtal. Samtidigt kan det behövas en optimistisk budget, som ett mål att sträva efter.

– Självklart ska du göra din drömbudget, säger Boo Gunnarson.

Ett företag som spräcker sin budget har anledning att fundera igenom vad som gått snett.

– Antingen är verkligheten en annan eller så har jag inte gjort det jag planerat, säger Marie Ahlgren, chef för produkter och processer på Almi.

Det vanligaste felet företagare gör är att de inte tar reda på fakta innan de gör sin budget, anser hon.

– De kanske har en helt felaktig bild av vad som är lönsamt. Budgeten kan hjälpa företagaren att nå sitt mål.

– Ett budgetarbete börjar med att det långsiktiga målet för verksamheten ses över. Det är alltså målet för verksamheten som ska vara utgångspunkten och därefter görs budgeten som sen följs upp och revideras kontinuerligt.

Ställ först frågan: Var vill jag vara om tre år och sedan hur kan min budget stödja den förflyttningen.

Just nu står många företag inför en utmaning när det gäller digitalisering, konstaterar Marie Ahlgren. Den som nu investerar i de rätta verktygen och skaffar en lönsam affärsmodell kan bli en vinnare. Det gäller även om årets budget landar i ett minus på sista raden.

– Men då ska jag ta det aktiva beslutet att gå back och veta hur jag ska finansiera underskottet, säger hon.

Frågan är hur mycket arbete man ska lägga ner på att försöka eliminera osäkerheten kring budgeten i en snabbt föränderlig värld? Knut Fahlén, ekonomie doktor och verksam i managementkonsultföretaget Ekan, förespråkar att företag skippar den traditionella budgeten.

– Man måste också acceptera osäkerhet och risk. Världen är alltför dynamisk för att låsa in pengarna i en årsbudget, säger han.

Han är kritiks till traditionell ekonomistyrning med hjälp av en budget som utgår från ett tolvmånadersperspektiv.

Knut Fahlén sitter i det internationella forumet Beyond Budgeting Roundtable och har följt en rad framgångsrika företag som arbetar utan budget, exempelvis Handelsbanken, Statoil och Consilium.

– De här företagen har bättre styrning av sina verksamheter. De är mer flexibla och kan ta beslutet att bromsa eller elda på när som helst under året, säger han.

Experternas bästa råd (och varningar):

Marie Ahlgren, chef för produkter och processer, Almi: 

Tänk på att:
– Vad kan jag göra för att effektivisera och utveckla verksamheten med digitalisering? Vad måste jag investera i för digital kompetens, användning och verktyg för att hänga med i min bransch?

Se upp med:
– Du kanske har fel bild av vad som är lönsamt. Ta reda på fakta innan du gör budget.

Boo Gunnarson, företagsexpert, Visma:

Tänk på att:
– Gör upp med kunden om att du kan delfakturera om det är stora jobb.

Se upp med:
– Vänta inte till december månad med att följa upp budgeten – då lever du farligt. Håll koll månad för månad.

Knut Fahlén, ekonomie doktor, managementkonsult, Ekan:

Tänk på att:
– Acceptera osäkerhet och risk. Världen är dynamisk.

Se upp med:
– Decembereffekten, där inköpsansvariga köper in mer när de ligger under budget och säljare skjuter på affärer att säkra bonus även efter årsskiftet.

Text: Sten Sjögren.