Personalmissarna företagare gör vid jul

Julen är en hektisk tid för många företagare. Hjulen snurrar ännu snabbare och alla krav i verksamheten kryddas med det privata julstöket. För att få vardagen att gå ihop är ibland lösningen att ta in extrapersonal, men tyvärr är det många som glömmer bort att det finns regler kring anställningar som inte alltid är så flexibla som behoven i företaget.

− Varje år händer det att företagare plötsligt inser att de har fått en eller flera nya tillsvidareanställda, trots att det aldrig varit planen, säger Företagarnas arbetsrättsexpert Lise-Lotte Argulander.

Ett exempel är att om en vikarie varit anställd i mer än 24 månader under en femårsperiod så övergår anställningen till en tillsvidaretjänst. Dessutom har en person som varit anställd mer än 12 månader under de senaste tre åren företrädesrätt till återanställning.

Timanställning finns inte

En vanlig miss många företagare gör är att tänka i termer av arbetstid i stället för i anställningsformer. Till exempel resonerar många om att ”timanställa” en person, trots att det inte finns någon sådan anställningsform i lagen om anställningsskydd. Antingen är man tillsvidareanställd, eller så är man tidsbegränsat anställd. Däremot kan det finnas andra anställningsformer som motsvarar ”timanställning” i kollektivavtal/hängavtal. Inom anställningens ramar finns olika möjligheter för personen att arbeta deltid eller heltid, oavsett om det är en tidsbegränsad anställning eller tillsvidareanställning. Tillsvidareanställning är huvudregeln och vill arbetsgivaren att den ska vara tidsbegränsad måste det klart och tydligt framgå.

− Det är helt i sin ordning att betala ut lön för arbetade timmar, men arbetsgivare måste hålla isär antalet timmar en person jobbar och den anställningsform personen har, säger Lise-Lotte Argulander.

Glöm provarbete utan lön

Någon gång händer det att företagare vill täcka upp toppar i arbetsbelastningen genom att låta någon provarbeta och vissa funderar till och med på att erbjuda provarbete utan lön, eftersom personen ändå får en chans att ”visa framfötterna”. Sådana tankar ska man aldrig gå vidare med.

− Jag blir upprörd över att vissa arbetsgivare vill låta en person provjobba utan lön. En arbetsgivare måste faktiskt ha bättre koll på lagen och vilket ansvar du har som arbetsgivare. Att betala lön för utfört arbete är en hygienfaktor, säger Lise-Lotte Argulander. 

Den som vill bedöma om en person passar på företaget kan använda sig av provanställning. Det är en form av visstidsanställning som löper under högst sex månader och som syftar till att övergå i en tillsvidareanställning. Det går alltså inte att använda provanställningar för att lösa bemanningen under en storhelg. Det går heller inte att använda provanställning före en tidsbegränsad anställning, som till exempel allmän visstid. Däremot kan an allmän visstid avse endast en arbetsdag.

Upprätta avtal med en gång

Ett vanligt misstag många gör är att glömma bort att sätta anställningen på pränt. Det finns inget krav på att ett anställningsavtal ska vara skriftligt, men om det är tidsbegränsad anställning är det viktigt att det inte finns utrymme för missförstånd som det lätt kan bli om man inte skrivit ner vad som gäller. Även om muntliga avtal gäller är det arbetsgivaren som ska kunna bevisa att det rör sig om en tidsbegränsad anställning och inte en tillsvidareanställning om det uppstår skilda meningar. Dessutom måste arbetsgivaren enligt lagen om anställningsskydd (LAS) senast en månad efter att arbetstagaren börjat arbeta skriftligen ge information om alla anställningsvillkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet, om det handlar om anställningar som varar längre än tre veckor.

− Jag rekommenderar arbetsgivare att alltid skriva avtal även för korta anställningar. Det är lätt hänt att lösa bemanningen över telefon och sedan inte följa upp det tillräckligt snabbt med att skriva avtal. Det gäller oavsett anställningsform, men det är extra viktigt om det är en tidsbegränsning, eftersom bevisbördan ligger på arbetsgivaren, säger Lise-Lotte Argulander.

Använd arbetsledningens möjligheter

En anledning till att det kan bli körigt är att ordinarie personal tar ut ledighet under storhelgerna. Bäst är att vara ute i god tid med schemaläggningen för att hinna planera ordentligt. Om det finns kollektivavtal kan särskilda regler gälla, men de generella bestämmelserna finns i arbetstidslagen. I normalfallet ska schemaändringar meddelas minst två veckor i förväg.  

− Många missar att det ibland går att lösa bemanningsbehovet med att ändra i schemat i stället för att ta in vikarier eller andra visstidsanställda. Det gäller att veta vad du gör, men det kan löna sig att sätta sig in i det finstilta, säger Lise-Lotte Argulander.

Föräldraledighet under storhelger, hur gör man då?

Det är inte ovanligt att företagare tror att de måste bevilja föräldraledighet om en anställd vill ta ut den under jul och nyår, men det är inte så enkelt. Huvudregeln är att den som ska vara föräldraledig ska meddela arbetsgivaren senast två månader i förväg. Det finns även en begräsning hur många perioder under ett år en person kan vara föräldraledig, närmare bestämt tre perioder. Rätten att gå på föräldraledighet är långtgående, men alltså inte helt ovillkorad.

− Det är bra personalpolitik att i möjligaste mån underlätta för anställda att vara föräldralediga, men om begäran kommer in i sista stund är det viktigt att som arbetsgivare våga föra en diskussion med den anställda och se om det går att finna en konstruktiv lösning för båda parter, säger Lise-Lotte Argulander.

Kan du ha säsonganställda?

En form av tidsbegränsad anställning som går att använda i vissa verksamheter är säsonganställning. Det som avgör om en verksamhet kan ha säsonganställda är att verksamheten påverkas av årstidens växlingar. Jord- och skogsbruk, snöröjning, trädgårdsodling och turism är exempel på områden där det är tillämpligt. En säsong ska vara en kortare del av året. Det går alltså inte att ha säsonganställda under större delen av året och det går inte att ha i vilken verksamhet som helst.

Att verksamheten kraftigt utökas under en del av året exempelvis julhandeln är inte tillräckligt för att säga att arbetsgivaren kan ta in säsonganställda som en utfyllnad av ordinarie anställd. En del kollektivavtal har definierat säsongsverksamheter och när säsonganställningar kan var aktuella, säger Lise-Lotte Argulander.