Löneprocessen är den mest omfattande av alla HR-processer och kanske också en av de mest komplexa eftersom lagar och regler ofta ändras för att ta hänsyn till omvärldens ständiga förändringar.

Processen ser så klart olika ut för olika företag, om du har en egen löneavdelning, om du outsourcar lönehanteringen, eller om du är ensam ansvarig för lönerna på ditt bolag.

Oavsett hur det ser ut på ditt företag så finns det några gemensamma verktyg du kan använda för att processen både ska fungera och bli så effektiv som möjligt.

Tips för en fungerande löneprocess

Systemstöd och kompetens

Att ha ett bra systemstöd är centralt. Det minskar risken för fel och ger en bättre kvalitet i arbetet. Även om du har ett bra system måste du säkerställa att den som har hand om löneprocesserna har rätt kompetens och är påläst och uppdaterad på alla lagar och regler och vet hur man ska hantera vanliga frågor.

Koll på interna rutiner

Att ha koll på interna rutiner är också viktigt och dessa ska gärna vara nerskriva i en personalhandbok eller i ett anställningsavtal så att det är tydligt vad som gäller vid eventuella tvister.

Lyssna på Juristerna svarar 19: Vad ska jag skriva i anställningsavtalet?

Rapportering

Att lönehanteringen genererar många rapporter vet de flesta som håller på med lön. Rapporteringen ligger också till grund för många viktiga beslut som pension, semesterersättning och att rätt lön betalas ut i rätt tid. Det är därför viktigt att ha koll på att du rapporterar rätt och att alla processer är korrekta och på plats.

Semesterersättning

Många av de frågor experterna på Grant Thornton hanterar rör semesterersättning. Vilket inte är så konstigt för detta är ett svårt område med många komplicerade regler. Det bästa är faktiskt att ta kontakt med en expert om du har frågor rörande semester. Det är viktigt att det blir rätt. Annars kan både arbetsgivare och arbetstagare hamna i olustiga situationer.

Läs också: Lämna rätt uppgifter på lönespecifikationen

Inför årsskiftet

Så här inför årsskiftet finns det också många frågor att hålla reda på. Är du ägare till ett fåmansbolag är det nu läge att kolla upp om du har ett obeskattat utdelningsutrymme. Det är också viktigt att rapportera försäkringar kring pensioner och att se över vilka kontrolluppgifter som ska lämnas in före årsskiftet.