1. Tidsredovisning

Utmaning: Företaget saknade ordentlig tidsredovisning.

Lösning: Varje medarbetare har en tidssedel som ska fyllas i dagligen och lämnas in på kontoret varje fredag. Medarbetarna uppmanas också notera och ta bilder när maskinerna står stilla på grund av att leveranser saknas eller andra händelser som Erik och hans medarbetare inte kan påverka. Tiden ska ju ändå faktureras kunden.

Leif och Erik kommenterar: ”Lönsamheten i bolaget hänger ju att på all tid redovisas. Ofta är det den där oredovisade halvtimmen varje dag som är skillnaden mellan röda och svarta siffror.”

Mål: Att tidsredovisningen sker digitalt.

2. Inköp

Utmaning: De anställda fick själva åka till butiken för att handla arbetshandskar och andra förbrukningsvaror.

Lösning: Nu är det en person som ansvarar för alla inköp.

Leif och Erik kommenterar: ”Genom styra upp inköpen så sänker vi kostnader, spar tid och slipper massor av fakturor.”

Mål: Samlade inköp kan ge bättre rabatter.

3. Fakturering

Utmaning: Tidigare hamnade alla fakturaunderlag i en låda. Enkla uppdrag som enbart bestod av timmar fakturerades först, medan lite mer komplicerade fakturor ofta blev liggande längst ner i kartongen.

Lösning: Medarbetarnas tidsredovisning ligger till grund för fakturering varje vecka.

Leif och Erik kommenterar: ”Här finns det inget utrymme för slarv. Regelbunden fakturering är helt avgörande för företagets överlevnad.”

Mål: Att koppla ihop den digitala tidsredovisningen med ett faktureringssystem.

4. Pålägg

Utmaning: I vissa uppdrag ingår det att Eriks företag köper in grus, makadam och andra insatsvaror. Tidigare vidarefakturerades inköpen utan påslag.

Lösning: Alla inköp vidarefaktureras med 8–10 procents påslag.

Leif och Erik kommenterar: ”Det är ingen kund som reagerar på att vi har ett påslag. Om vi gör inköpet så slipper ju kunden ägna tid åt att beställa och administrera inköpet, den tiden är ju värd pengar.”

5. Kortare betaltid

Utmaning: Långsamma faktureringsrutiner i kombination med 30 dagars betaltid satte stor press på likviditeten.

Lösning: Betaltiden har förkortats från 30 till 20 dagar.

Leif och Erik kommenterar: ”Visst, vi behöver köra ut en del påminnelser ibland, men vi har inte behövt lämna en enda faktura till inkasso.”

6. Avtal

Utmaning: Uppdragen löpte på utan kontrakt.

Lösning: Nya kunder skriver Erik avtal med. Just nu finns fem större avtal med bland annat entreprenad- och byggbolag.

Leif och Erik kommenterar: ”Tydliga avtal är viktiga för att kunna planera och budgetera verksamheten.”

Mål: Ytterligare fem stora avtalskunder

7. Personal

Utmaning: Att skapa förståelse bland medarbetarna för företagets utmaningar.

Lösning: Har personliga samtal med samtliga medarbetare och ordentliga anställningsavtal. Samtalar om lönebilden, arbetssituation och utvecklingsmöjligheter.

Leif och Erik kommenterar: ”Vi upplever att medarbetarna uppskattar att det är mer ordning och reda på allt från anställningsavtal till vem som ska sköta inköpen. Vi har kommit bort från en kompisrelation till att bli mer som andra i branschen.”

8. Finansiering och försäkringar

Utmaning: Ofördelaktiga krediter (ligger i dag i räntespannet 3,5–4 procent) samt flera olika försäkringslösningar.

Lösning: Omförhandla lånen, pressa räntorna och gå igenom alla försäkringar.

Leif och Erik kommenterar: ”Som det är i dag så är det spritt på för många leverantörer. Här finns det pengar att spara.”

Mål: Sänkta räntekostnader och lägre försäkringspremier.

”Det är fullständigt livsfarligt att bedriva en så pass stor verksamhet med omfattande belåning som enskild firma.”

9. Byta företagsform

Utmaning: Erik driver i dag verksamheten som enskild firma, vilken därmed också innefattar familjegården.

Lösning: Omvandla till ett AB.

Leif och Erik kommenterar: ”Det är fullständigt livsfarligt att bedriva en så pass stor verksamhet med omfattande belåning som enskild firma.”

Mål: Att verksamheten blir ett aktiebolag.

10. Ny redovisningsbyrå

Utmaning: Samarbetet med den tidigare redovisningsbyrån fungerade dåligt.

Lösning: Erik och Leif engagerar sig i de ekonomiska frågorna. De har veckomöten, stämmer av likviditet och andra ekonomiska frågor. Har bytt ut den tidigare redovisningsbyrån.

Leif och Erik kommenterar: ”Nu har vi en byrå som är snabb, följer upp och ger oss bra beslutsunderlag. Visst, det är bekvämt att låta någon annan ta hand om all administration, men du tappar kollen. Försök åtminstone att betala alla räkningar själv så du ser var pengarna tar vägen och ha råkoll på bankkontot. Analysera rapporterna från din redovisningsbyrå. Vad säger egentligen siffrorna?”

Artikeln kommer ur medlemstidningen Företagaren.

Vill du ha de viktigaste företagarpolitiska nyheterna varje morgon? Det ordnar vi!

• Nyhetsbrevet du inte vill vara utan: Anmäl dig här.