Fem framgångstips för ett lyckat event
Aldrig förr har så många konkurrerat om vår uppmärksamhet. Varje dag bombarderas vi av tusentals budskap. Att nå ut är en utmaning, att nå fram är desto svårare. Det är därför många företag ser event som en viktig del av marknadsföringsmixen, oavsett om man vänder sig till andra företag eller direkt till konsumenterna.
Autenticitet är en allt viktigare konkurrensfördel. Lyckas du få rätt personer att komma till ditt event har du goda möjligheter att bygga förtroende, skapa känslomässiga band och lämna bestående intryck – vilket är viktiga pusselbitar för att ditt varumärke ska kännas äkta.
Konsten att jobba med event
Hur gör man då ett riktigt bra event? I Företagarna arrangerar våra 250 lokala föreningar, regionkontoren och riksorganisationen fler än 1 000 event per år. Det största är riksfinalen i Årets Företagare, ett heldagsevent som avslutas med en hejdundrande galamiddag i Stockholms stadshus.
Therése Grosz är projektledare på Företagarna och den som höll i trådarna för Årets Företagare i Sverige. Här delar hon med sig av sina fem bästa tips för hur du skapar ett framgångsrikt event.
1. Ha ett glasklart syfte
Varför vill du arrangera eventet? Jag brukar ställa den frågan mer än en gång för att hitta den verkliga kärnan och syftet till varför vi gör de aktiviteter och event som vi gör. Syftet ligger till grund för hela planeringen, genomförandet och tonaliteten på själva eventet. Är det att hitta nya kunder? Öka lojaliteten? Se till att syftet är glasklart innan du går vidare.
2. Dela upp målet
Stäm av förutsättningar och förväntningar innan du drar igång planeringen. Vilket resultat förväntar du dig, dina kollegor och eventuella samarbetspartners av eventet? Vad ska deltagarna tycka, veta, känna och göra när de är på eventet och när de går därifrån? När du vet det så är det viktigt att sätta konkreta mål att arbeta mot. Genom att sätta upp mål blir det också lättare att stämma av efter eventet hur det faktiskt gick. Jag brukar alltid försöka bryta ned målet i delmål så att jag kan stämma av hur det går löpande. Det blir också ett bra tillfälle för att stanna upp, reflektera och fira sina framgångar längs med vägen.
3. Kartlägg dina resurser
När du landat i vilket syfte eventet har och vad du förväntar dig för resultat är det viktigt att se över vilka resurser du har. När i tiden planeras eventet äga rum? Behöver du hjälp av någon annan för att genomföra det? Vad får det kosta dig och ditt företag? Och vilken kvalitet eftersträvar du? När du svarat på dessa frågor så kan du snabbt se om förväntningarna är rimliga i förhållande till de resurser du har. Om inte, så behöver du förmodligen sänka dina förväntningar på kvaliteten och revidera planen.
4. Framgången ligger i förarbetet
Jag brukar verkligen försöka identifiera allt som ska göras, verkligen allt… som att ”Boka lokal”, ”Kontakta föreläsare”, ”Boka bud” det är högt och lågt – stort som smått. Ta hjälp av kollegor för att bolla idéer och identifiera vad som ska göras för att sen skapa en övergripande tidplan med vad som behöver göras och till när. Det är en skön känsla när du har allt som ska göras nedskrivet i ett dokument i stället för att ha allt i huvudet. När det är gjort är det viktigt att förankra planen med de som är involverade och tillsammans sätta deadlines för att på så vis skapa tydlighet och engagemang redan från start.
Även om du bara lägger en timme på förarbetet så är det viktigt att det görs och att du inte hoppar in direkt i genomförandet. Har du gjort ett event tidigare? Vad tyckte gästerna då? Börja med att titta på utvärderingarna för att dra lärdom och hitta förbättringspunkter.
5. Slarva aldrig med uppföljningen
Är ni fler som är involverade i planeringen och genomförandet är det viktigt att ni bokar upp löpande avstämningar för att stämma av hur det går i förhållande till tidplanen. Behöver någon hjälp? Behöver något omprioriteras? Vad ska vara klart till nästa möte? Det är viktigt att skapa tydlighet och transparens i gruppen och vara ärliga och raka med vad som förväntas.
