När Skatteverket slår till

Läs även: Så blir du medlem i Företagarna 

Stämningen i kontorslandskapet är lugn och avslappnad. Några tjänstemän tittar på sina datorer och det är ett stillsamt sorl. Det är en vanlig tisdag på Skatteverkets kontor i Solna utanför Stockholm.

Lars Osihn, en verksamhetsutvecklare och skatterevisor som jobbat på myndigheten sedan 1970-talet, leder in mig i ett glasrum. Längs vägen passerar vi en vit pappersmonter som bär en rad tidningsurklipp. Rubrikerna är stora, svarta, skrikiga. Ofta förekommande uttryck tycks vara ”härvor”, ”fusk” och ”Skatteverket avslöjar”.

– Det är inte för att skryta. Att vi satt upp artiklarna är ett led i vår omvärldsbevakning så att personalen kan ta del av vad som hänt senast, säger Lars och tar en klunk kaffe ur pappersmuggen.

När Skatteverket genomför kontroller och revisioner av företag kan detta ske med eller utan tvång. Dels är det så kallade blixtvisiter – som i princip alltid sker utan tvång – hos frisörer, restauranger, kaféer och andra företag inom kontanthandeln. Myndigheten gör drygt 30 000–40 000 sådana insatser per år sedan nya kassaregisterlagen trädde i kraft år 2007. Detta är mer eller mindre slumpartade, systematiska kontroller av kassaapparaten och personalliggaren – utan att det finns någon misstanke om skattebrott.

– Nu börjar företagen bli så vana vid sådana här snabba kontroller att det inte är något problem. Vi har blivit synligare. Då blir det en normal företeelse och inte laddat med en problematisk känsla.

Men det finns en annan kontrollåtgärd som fullbordas med tvång. Den förutsätter en misstanke om – medvetet eller omedvetet – skatteundandragande och att det finns en risk för att räkenskaper kan förstöras. Då kan Skatteverket, utan att företaget är berett på det, göra en ”fysisk tillsyn” i hemmet och verksamhetslokalerna för att säkra bevis inför en revision. Myndigheten genomför, med stöd i skatteförfarandelagen, ungefär 400 sådana insatser per år. Ofta väcks misstankarna utifrån deklarationen.

Skatteverket har en mjukvara som reagerar på avvikelser mellan till exempel arbetsgivaravgifter och rapporterade löner.

– Vi går i stort sett alltid på företagens siffror. Men vi gör också vanlig omvärldsbevakning. Läser tidningar och tittar på internet. Ibland, men det är mer sällan, kan vi få tips från ett företag om att deras konkurrenter skattefuskar, säger Lars.

När Skatteverket upptäckt felet ber de näringsidkaren, antingen skriftligt eller per telefon, skicka in kompletterande uppgifter. Myndigheten kan också be om att få träffa företagaren, så att man lättare kan föra en diskussion.

Men om företagaren vid flera tillfällen avböjer ett möte, och om företagaren uppträder allmänt förhalande, kan Skatteverket bevissäkra med tvång.

– Detta sker när vi försökt få till ett möte med företagaren och denne upprepade gånger svarat att han eller hon är bortrest eller kanske inte har tid. Men detta går ju inte i brådrasket. Vi försöker anpassa oss. När vi märker att det inte fungerar kan en tvångsåtgärd bli aktuell.

Det kan till exempel ske för att de inte ska förstöra viktiga handlingar. När Skatteverket beslutar om en tvångsåtgärd skickar granskningsledaren en skrivelse till Förvaltningsdomstolen, som tar ett beslut inom drygt en vecka.

”Ett överrumplande besök från Skatteverket kan nog upplevas som riktigt obehagligt och jobbigt”

I promemorian berättar myndigheten om bakgrunden, liksom i vilken verksamhetslokal tillslaget sker och vilket material som ska beslagtas. När Skatteverket fått godkännandet åker granskningsledaren tillsammans med revisorn ut till verksamhetslokalen. De visar upp domstolens beslut och gör därefter en bevissäkring av uppgifter i dokument och datorer. Ofta brukar Skatteverket samarbeta med Kronofogden, som har mer långtgående rättigheter. De får bryta upp lås och, som Lars säger, ”flytta på folk”.

– Det är inte alltid så enkelt att vi blir insläppta. Det är därför Kronofogden deltar, de får också bruka ett visst mått av våld. Det är onödigt att ta några risker. I vissa fall, vid misstankar om stora skattebrott, kan vi ha med oss polis.

Hur tror du att det känns för företagaren vid oannonserade besök?

– Jag tror att det är skillnad om det är en seriös företagare. Då ser han nog detta ingrepp som riktigt obehagligt och jobbigt, eftersom vi kommer där med våra misstankar. Om det, å andra sidan, är en medvetet kriminell företagare så kanske denne är mer förberedd.

Vilken betydelse har ert bemötande under sådana här åtgärder?

– Jättestor. Vi ser till att vi inte gör mer kontroll än nödvändigt. Jag tror att vi generellt är bra i vårt uppförande, men ibland kan det vara så att samspelet inte fungerar. Om det sedan beror på oss eller på företagaren är en annan sak. Vi jobbar med våra attityder. Det får inte bli en prestigesak att vi går ut till ett företag, tror att någonting är fel och sedan, så att säga, inte lyssnar på deras argument och historia.

Har det hänt?

– Det går inte att bortse från att det ibland kan förekomma personlig prestige bland tjänstemännen. Det händer att vi i vissa fall får byta revisorer, eftersom vi har upplevt att kommunikationen inte fungerar.

Även om Lars har jobbat som revisor och skatterevisor i cirka tio år, har han aldrig deltagit i en tvångsåtgärd. Ett par dagar senare träffar jag därför Helen Martinsson, en granskningsledare tillika skatterevisor som sedan 1995 arbetat med ”oannonserad” bevissäkring. Hon har varit med om drygt 100 blixtinsatser.

– Det kan ibland hända att personerna blir mindre glada av att vi kommer. De känner sig överrumplade. Då flödar orden. Det är en del av jobbet. Efter en stund brukar det dock lugna ned sig, säger Helen.

Helen berättar att hon oftast har sällskap av Kronofogden, som bryter upp låset ifall företagaren inte är på plats eller i de fall som denne inte öppnar dörren. Dock har det under Helens tid bara hänt två gånger att låssmed behövt tillkallas. Hon presenterar sig och visar upp domslutet. Sedan sker en metodisk genomsökning av lokalen.

Bevisen läggs systematiskt upp på ett bord så att ingenting lämnas åt slumpen. Företagaren kan ringa efter sin revisor och advokat, eftersom, menar Helen, det kan kännas bekvämare om de är på plats. När jag frågar Helen hur tankarna går inför ett ingrepp tittar hon fundersamt i taket.

– Det är lite pirrigt och annorlunda jämfört med om företagaren är beredd. Jag kan förstå om de blir förbannade, även om långt ifrån alla reagerar på det sättet. Om man tänker sig in i deras situation är det inte konstigt om de känner sig underlägsna, överrumplade och utsatta. Det hade jag också gjort, säger Helen.

Händer det ibland att ni inte hittar det ni söker efter?

– Vi hittar alltid mer eller mindre. Det har dock någon gång hänt att vi hittat väldigt lite, så att vi senare hamnat i bevissvårigheter. Men då är det bara att face the facts. Vi hade fel, och sådant händer. Då finns det ingen anledning att driva undersökningen in i absurdum, säger Helen.

Hur ser du på risken med att det går personlig prestige i att hitta bevis?

– Det låter väldigt tråkigt. Men ja, kanske kan det bli så i vissa fall. Det är nog mest företagarens upplevelse av att det är på det sättet. Om jag var företagare skulle jag säkert ha kunna haft liknande tankar.

Lars Oshin betonar hela tiden skillnaden mellan de frivilliga besöken, som uppstår i ömsesidighet mellan parterna, och tvångsåtgärderna, som grundar sig i brottsmisstankar. I det första fallet rör det sig om harmlösa misstag i deklarationen. I det senare, säger Lars, om medvetet skatteundandragande.

”Det är inte alltid så enkelt att vi blir insläppta”

Ändå kan jag förstå att det blir en anklagande gest även i de mer frivilliga fallen. Men där har vi ett ansvar i hur vi presenterar ärendet. Det är skillnad på orden ”fel” och ”misstag”. Om jag själv skulle bli uppringd av Skatteverket som pratar om felaktigheter, och jag tycker att jag bara gjort mitt bästa, hade det förstås inte varit roligt.

Om du får besök av Skatteverket:

Företagarnas juridiska rådgivning ger om du får besök av Skatteverket.
Fastställ en handlingsplan för alla väntade och ”oväntade” besök. Det kan handla om besök från myndigheter, konkurrenter, före detta anställda och i värsta fall personer med kriminellt uppsåt. Hur ska receptionen agera, vem eller vilka ska kontaktas på avdelningarna?

● Granska i lugn och ro eventuella beslut om bevissäkring eller revision, och kontrollera identiteten på dem som kommer. Ta en kopia av beslutet om det inte erbjuds.

● Se till att ha ordning på underlaget för bokföringen och att ditt företag uppfyller de extra regler som finns för kassaregister och personalliggare.

● Var väl förberedd. I sällskap av din rådgivare har du bättre förutsättningar att lämna korrekta och fullständiga uppgifter till Skatteverket. Det är också ett argument som du kan använda om du behöver be dem vänta medan du kontaktar din rådgivare, eller att få deras frågor skriftligen.

● Om du blir förvarnad, till exempel genom beslut om skatterevision eller att Skatteverket bokar ett möte, gå igenom materialet innan Skatteverket kommer tillsammans med din redovisningskonsult eller annan rådgivare.

● Var inte ensam! Ta hjälp av din rådgivare, till exempel din redovisningskonsult, för att kunna svara korrekt på frågor från första början. Skatteverkets granskare kommer inte ensamma, så då bör även du ha någon vid din sida. Skatteverkets kontrollbesök innebär en anspänning även för den som anser sig gjort allt rätt. Stress kan leda till missförstånd, eller att man svarar på en annan fråga än den som egentligen ställdes.

● Ta kontrollbesöken på allvar. Även om kontrollanterna är vänliga så är det inte något socialt besök. Tjänstemännen är helt fokuserade på att hämta in information och de ställer frågor utifrån detta perspektiv – även om frågorna verkar vardagliga och trevliga. Därför bör enbart vd/ledning svara på frågor. Försök att undvika spontana och muntliga svar, både i telefon och vid möten. Be i stället att få alla frågor skriftligt så att alla svar kan övervägas och relevanta uppgifter följas upp.

● Dokumentera. Skatteverkets tjänstemän kommer att skriva tjänsteanteckningar och allt som sägs kan användas i deras utredning, liksom alla skriftliga uppgifter. Om du ändå svarar på någon fråga muntligen är det en bra idé att anteckna både frågan och svaret – gör egna anteckningar från mötet.

● Utnyttja dina möjligheter att korrigera uppgifter. Ju tidigare Skatteverket får rätt uppgifter från dig desto mindre är risken att handläggaren drar en felaktig slutsats.