Sigtuna kommun tillhör till de kommuner som satsat mycket på att göra de lokala företagen delaktiga i de offentliga upphandlingarna. Ulla-Britt Palmquist var tidigare ordförande i Företagarna Sigtuna och engagerad i de kurser i offentlig upphandling som kommunen började anordna 2009.
Kurserna arrangerades av Sigtuna kommuns näringslivskontor tillsammans med upphandlingsenheten. Syftet var att ge småföretagarna kunskaper i offentlig upphandling. Kommunen har kontinuerligt träffar med företagarna, men det finns ändå brister i hur upphandlingarna är utformade och hur de hanteras.
Otydliga och krångliga
Ulla-Britt känner företagare som missat viktiga upphandlingar för att de varit otydliga.
- Kommunen har ambitionen att bli bättre, men det blir inte riktigt så i praktiken. Vad det beror på vet jag inte, säger Ulla-Britt. Men hon tror att svaret kan vara att det finns okunskap hos tjänstemännen om de områden som upphandlingarna gäller.
- Inom grafisk formgivning är det till exempel inte så stor skillnad mellan en reklambyrå och en grafisk designbyrå, men i upphandlingarna delar man upp funktioner vilket krånglar till det när man ska lägga anbud.
- Jag förstår att det kan vara svårt att sätta sig in de olika områden som kommunens upphandlingar kan gälla, och därför har jag föreslagit att de som arbetar med upphandlingar ska komma ut till oss lokala företagare och se hur vi arbetar, och hur vårt arbete fungerar. Då skulle tjänstemännen få en större förståelse för hur anbuden i olika branscher bör utformas.
Priset avgör
Ulla-Britt Palmquist efterlyser också ett enklare språk och tydligare anvisningar på vad anbuden ska innehålla.
- Även om det är EU-regler som ska följas borde upphandlingarna kunna utformas mer tydliga och lättöverskådliga. Att vara med och lägga ett anbud är trots allt tidskrävande.
Hennes erfarenhet är att det nästan alltid är priset som avgör vid upphandlingar. Trots att priset bara är en av flera faktorer som bör ingå när ett arbete ska beställas. Ibland kan till och med timpenningen bli helt avgörande. Kvalitet, kompetens och erfarenhet tycker Ulla-Britt Palmquist skulle vägas in i högre utsträckning.
- Vid en upphandling som jag nyligen var med om fick jag och de andra företagen som deltog i upphandlingen komma till kommunen för ett 30 minuters möte där vi fick berätta hur lång tid det skulle ta att göra olika grafiska produkter. Sedan var det timpriset tillsammans med tidsåtgången som avgjorde vem som fick uppdraget.
Fyrkantigt förfarande
Trots höga ambitioner från Sigtuna kommun är upphandlingsförfarandet fortfarande väldigt fyrkantigt och onödigt krångligt, menar Ulla-Britt Palmquist.
- Det måste inte alltid vara så att det bara är företag med flera anställda som kan ge anbud vid större upphandlingar. Kommunerna skulle mycket väl kunna ge oss småföretagare större möjligheter att jobba i nätverk och team för att också kunna vara med och lägga anbud vid stora upphandlingar, säger hon.
Hon efterlyser lite mer flexibilitet när upphandlingarna planeras samtidigt som hon framhåller att Sigtuna kommun har som mål att förbättra sina offentliga upphandlingar.
- Offentliga upphandlingar handlar mycket om relationer och kommunikation. Kommunerna borde vara mer öppna för att ta kontakt med småföretagare, avslutar hon.
Ulla-Britts önskelista till kommunerna vid offentlig upphandling:
Ökad kunskap om verksamheten/branschen. De som ansvarar för upphandlingar i kommunen borde sätta sig in i de verksamheter som upphandlingen gäller för att veta vad de ska efterfråga i anbuden och därmed få så optimala och hållbara anbud som möjligt.
Ökad kontakt. Bättre kontakt och relation med de lokala företagarna.
Det kan vara värdefullt för kommunen att kunna stämma av begrepp och metoder i samband med att upphandlingarna utformas.
Enklare språk. Satsa på att formuleringar och anvisningar som inte kan missförstås.
Anpassa kanalerna. Hemsidan är en bra kanal, men inte enbart och för alla branscher. Genom god branschkännedom är det möjligt att få en bra bild av vilka kanaler som är mest effektiva för att nå ut.