Upphandlingsunderlaget ska vara fullständigt och tydligt utformat. Den upphandlande myndigheten får som regel varken lägga till eller dra ifrån krav som man ursprungligen ställt upp i det förfrågningsunderlag som gått ut till potentiella anbudsgivare.
Förfrågningsunderlaget ska utformas i enlighet med de grundläggande principer som gäller för offentlig upphandling:
- likabehandlingsprincipen, alla leverantörer ska behandlas lika
- icke-diskrimineringsprincipen, leverantör får inte diskrimineras på grund av nationalitet
- principen om öppenhet, öppenhet med information om upphandlingen och hur den kommer att genomföras
- proportionalitetsprincipen, den upphandlande myndigheten får inte ställa irrelevanta eller onödigt långtgående krav på leverantörerna.
- Principen om ömsesidigt erkännande: intyg och certifikat som utfärdats i ett EU-land ska också godkännas i övriga EU-medlemsstater.
Skall- och bör-krav
I upphandlingsunderlaget ställs oftast både så kallade ”skall-krav” och ”bör-krav”. Skall-kraven är krav som ovillkorligen måste uppfyllas för att en leverantör ska kunna komma i fråga för att få det aktuella uppdraget. Bör-kraven tillför ett mervärde till leverantörens anbud, de behöver alltså inte definitivt vara uppfyllda.