Entrenova AB i Stockholm erbjuder tjänster inom event och kommunikation, exempelvis näringslivsevenemang, utbildningar i presentationsteknik och starta eget-kurser.
– När vi startade 2009 var det ekonomisk kris och mest kommuner och myndigheter som gjorde sådana satsningar. Vi såg snabbt att det var där pengarna fanns, säger Andreas Fogelqvist, en av tre delägare.
 |
Andreas Fogelqvist
Entrenova AB
|
Man såg också en konkurrensfördel i att så få andra småföretag vågade lägga anbud.
– Samtidigt upptäckte vi att det tyvärr är få upphandlingar inom vårt område som är riktade mot småföretag. Beställarna klumpar ofta ihop flera olika tjänster till större uppdrag, säger Andreas Fogelqvist.
Trots detta valde Entrenova alltså att gå vidare.
– Lösningen blev att lämna gemensamma anbud med andra småföretag. Efter en tid dök det också upp upphandlingar av mer begränsad karaktär, där vi kunde stå för anbuden på egen hand.
Tidskrävande
I dag är Göteborgs stad och Tillväxtverket viktiga kunder. En lärdom är att upphandlingarna kräver mycket tid.
– Börja därför i väldigt god tid och fundera igenom upplägget på anbudet innan du börjar skriva. Vi har också valt att låta en person i företaget, alltså jag, skriva och ta ansvaret för att allt blir rätt. Då får man bättre koll.
Trots att Andreas Fogelqvist är en van administratör gjorde han en del missar i början.
– En gång blev vi bortgallrade eftersom jag gjorde ett slarvfel. Det kändes naturligtvis surt. I dag lusläser jag förfrågningsunderlaget och antecknar alla ”skall-krav” och alla ”bör-krav” separat så att jag sedan kan stämma av dem.
Red ut oklarheter
Han har också lärt sig att ringa och fråga om något är oklart.
– Det har hänt flera gånger att våra konkurrenter lämnat in pris på en hel seminarieserie när man i själva verket bett om pris på ett enda seminarium. Då är det inte så konstigt att vi vunnit!
Hur håller du koll på vilka upphandlingar som kan vara intressant för er?
– Ungefär varannan vecka går jag in på hemsidorna hos tidigare, nuvarande och potentiella kunder för att se om de har något på gång. Även om man inte hittar något som passar perfekt är det bra omvärldsbevakning.
Andreas tips för bra anbud
- Börja i god tid.
- Lusläs förfrågningsunderlaget och anteckna alla ”skallkrav” och alla ”bör-krav” på ett separat papper.
- Ring och ställ frågor till den som håller i upphandlingen om du är det minsta tveksam.
- Ta in gällande avtal om det finns tidigare uppdrag, så att du lättare kan sätta ditt pris.
- Innan du skickar in anbudet, gå genom och bocka av att allt är med. Det är lätt att missa formaliakrav vilket gör att du kan bli bortgallrad.
- Utgå från att de som läser ditt anbud inte kan något om dig, det som efterfrågas måste vara med.