Offentlig upphandling är länken till affärer med offentlig sektor. Det genomförs offentliga upphandlingar till uppskattningsvis omkring 500 miljarder kronoror årligen i Sverige. Det handlar således om en stor marknad där det finns affärsmöjligheter för enskilda, små företag. Kanske vill ditt företag vara med och lägga anbud och tävla om ett kontrakt med offentlig sektor? I så fall bör du förbereda dig.
Kontakta myndigheten
Det kan vara bra att utnyttja möjligheten att vända sig till upphandlande myndighet och be att få ta del av tidigare upphandlingar och förfrågningsunderlag. Detta är nämligen offentligt material som alla kan begära ut.
Det är även möjligt att kontakta den upphandlande myndigheten och presentera sig och sin produkt då även höra med dem vilka kontrakt som finns och när de löper ut. I den mån den upphandlande myndigheten arrangerar informationsträffar om vad som är på gång inom upphandlingsområdet bör du givetvis gå på dem.
Läs annons- och förfrågningsunderlag
När upphandlingen väl genomförs annonseras de normalt i elektroniska annonsdatabaser, med undantag för direktupphandlingar, som inte behöver annonseras.
Läs noga igenom förfrågningsunderlaget och de krav och villkor för kontraktets genomförande som uppställs. Bedöm om det verkar vara en intressant affär för ditt företags del.
Om något är oklart eller tveksamt bör du kontakta upphandlaren! En sådan kontakt kan klargöra innebörden av förfrågningsunderlaget, så att du slipper göra onödiga feltolkningar. Det ger även den upphandlande myndigheten möjlighet att rätta till misstag och korrigera eventuella ogenomtänkta skrivningar. Det kan vara så att upphandlaren inte har tänkt på alla konsekvenser av de krav som uppställs i förfrågningsunderlaget.
Du bör vara medveten om att de frågor som ställs på förfrågningsunderlaget och myndighetens svar på dem kommer att publiceras på ett sådant sätt att alla potentiella anbudsgivare kan ta del av dem.
Utforma anbudet
Om du vill vara med och tävla om kontraktet så ska du utforma ett anbud. Utforma ditt anbud så bra som möjligt, utifrån vad som önskas i förfrågningsunderlaget. Skall-krav måste uppfyllas, bör-krav är det bra att uppfylla. Du tjänar inget på att skriva annat än det som efterfrågas.
Tänk på att du i offentliga upphandlingar blir bunden av ditt anbud. Om du vinner upphandlingen kan du således inte dra dig ur kontraktet.
Behov av sekretess
Begär sekretess för eventuella känsliga uppgifter! Motivera varför det kan skada din verksamhet om uppgifterna lämnas ut. Att du begär sekretess innebär dock ingen garanti för att uppgifterna verkligen kommer att hemlighållas, men då har du i alla fall gjort vad du har kunnat för att peka på behovet av sekretess. Den upphandlande myndigheten kommer att göra en sekretessprövning och beslutar sedan om uppgifterna ska offentliggöras eller inte. Ett sådant beslut kan överklagas till kammarrätten.
Lämna in anbudet
Lämna in anbudet och alla bilagor i tid! Det finns inga möjligheter att komma in med nya uppgifter efter anbudstidens utgång i offentliga upphandlingar.
Ytterligare vägledning vid anbudsgivning »
(Länk till Upphandlingsstöd.se)